Erhöhe deine Produktivität: 5 Hacks für deine To-do-Liste

To-do-Listen, die kein Anfang und kein Ende finden, sind dir bekannt? Wenn du dazu neigst, die Übersicht über deine Aufgaben schnell zu verlieren und dich schlecht fokussieren kannst, sind diese fünf produktivitätssteigernden Hacks für dich die Lösung.

1. Das Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip geht auf Vilfredo Pareto zurück und besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit. Bei diesem Prinzip geht es also darum, gezielter, statt härter zu arbeiten. Fokussiere dich auf die Aufgaben, die dich voranbringen. Notiere all das, was du erledigen willst und überlege dir dann, welche zwei oder drei Aufgaben die höchste Wichtigkeit mit sich bringen. Ab dann ignorierst du die verbleibenden Punkte auf deiner Liste so lange, bis du deine Top 3 To-dos erledigt hast.

Das Pareto-Prinzip lehrt dich, dass du mit mehr Struktur an deine Aufgabenbewältigung schreitest und minderwichtige Aufgaben delegieren kannst.

2. Die Eisenhower-Matrix: Wichtigkeit vs. Dringlichkeit

Neben dem Pareto-Prinzip ist die Eisenhower-Matrix eine andere nennenswerte Strategie, um eine To-do-Liste abzuarbeiten. Der Name beruht auf dem 34. Präsidenten der USA: Dwight D. Eisenhower. Aufgaben sollen dabei in Kategorien eingeordnet werden, die es ermöglichen, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen und die unwichtigen Dinge auszusortieren. Die Kriterien dafür sind Dringlichkeit (dringend oder nicht dringend) und Wichtigkeit (wichtig oder unwichtig). Auf dieser Grundlage spaltet sich die Matrix in vier Quadranten.

1. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, werden von dir selbst so schnell wie möglich erledigt.
2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, werden terminiert und zu einem anderen Zeitpunkt von dir selbst bearbeitet.
3. Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, leitest du an jemanden weiter.
4. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, eliminierst du.

Fokussiere dich also auf die Aufgaben, die unter Punkt eins und zwei fallen.

3. Plane deinen Tag am Abend zuvor

Du gehst abends zu Bett und kommst nicht richtig zur Ruhe, da du dir noch Gedanken machst, was am morgigen Tag ansteht. Dabei ist dieses viele Grübeln einer der Hauptgründe für schlechten Schlaf. Und wer schlecht schläft, ist dementsprechend auch weniger produktiv. Um mit einem ruhigen Kopf in den Schlaf zu finden, ist es ratsam, dass du dir am Abend kurze Notizen machst. Was steht morgen an, wie will ich in den Tag starten? Morgens wachst du dann mit einem super Gefühl auf, weil du genau weißt wie du in den Tag starten willst.

Außerdem berichtet Psychology Today, dass dein Unterbewusstes versucht, deine Probleme während des Schlafes zu lösen. Deshalb hilft dir eine gute Nacht dabei, schneller eine Lösung zu finden.

4. Achte auf deine eigenen Prioritäten

Wenn der Großteil der Aufgaben auf deiner To-do-Liste von Prioritäten anderer Personen abhängt, solltest du zukünftig versuchen, deine To-dos nach deinen eigenen Interessen zu richten. Ansonsten läufst du Gefahr eher reaktiv zu arbeiten und den für dich unwichtigen Dingen zu viel Zeit zu geben. Dann kann es schonmal passieren, dass eine 15-Minuten-Aufgabe nachmittagsfüllend wird.

In dem Zusammenhang solltest du natürlich auf andere Zeitfresser achten. Eine Messenger-Benachrichtigung, Instagram checken oder durch den Twitter-Feed scrollen. All das sind Fallen für deine Produktivität. Versuche auf Social-Media-Nutzung zu verzichten, wenn du zügig deine To-do-Liste abarbeiten möchtest und nicht gerade Social Media Manager bist und die Plattformen zu deiner Arbeit gehören.

5. Mache Pausen, um deine Konzentration zu regenerieren

Bereits eine Studie aus 1979 hat gezeigt, dass wir uns im Schnitt circa 45 Minuten konzentrieren können, bevor wir den Fokus verlieren. Damit du dich nicht mit schwacher Konzentration durch den Tag schleppst, ist es wichtig, dass du Pausen einlegst. Das können auch nur ein paar Minuten sein. Füße vertreten, einen Kaffee aus der Küche holen oder kurz zum Fenster gehen und lüften. Danach kannst du dann mit gesteigerter Aufmerksamkeit zurück zu deinen Aufgaben kehren.

Außerdem kannst du auch auf die richtigen Snacks in deinen Pausen achten. Alejandro Rioja rät dazu, dass jeder seinen Körper wie ein Athlet behandeln sollte: gutes Essen und viel Sport sind ausschlaggebend für die Performance. Rioja glaubt, dass auch Nicht-Athleten so besser performen können und so in der Lage sind, ihre Aufgaben produktiver abzuarbeiten. Der Gründer von Flux Ventures ist der Überzeugung, dass jeder von uns mit einer gesunden Ernährung und Sport produktiver wird.

Fokussiere dich auf die wichtigen Aufgaben

Um deine To-do-Liste richtig abzuarbeiten, ist es also wichtig, dass du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben fokussierst. Plane die Abarbeitung so, dass du dich nicht überschätzt und am Ende des Tages über die Hälfte unbearbeitet lassen musst. Das ist frustrierend und lässt sich mit der richtigen Herangehensweise auch verhindern. Mit diesen fünf Hacks sollte es für dich leichter werden, deine To-do-Listen produktiv abzuarbeiten.

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