Effektiv arbeiten durch die ALPEN-Methode: So optimierst du deinen Arbeitsalltag

Arbeitserleichterung durch nur fünf Minuten Aufwand am Tag. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Die ALPEN-Methode verspricht jedoch genau das. Durch eine konsequente, planmäßige Vorgehensweise beim Erledigen von Aufgaben soll der Arbeitsprozess vereinfacht werden. Kann das klappen?

Was ist die ALPEN-Methode?

Wie die Schreibweise bereits suggeriert, ist ALPEN ein Akronym für die folgenden Arbeitsschritte:

• A: Aufgaben aufschreiben
• L: Länge abschätzen
• P: Pufferzeit planen
• E: Entscheidungen treffen
• N: Nachkontrollieren

Das liest sich einfach und vermutlich kannst du dir auch direkt etwas unter den einzelnen Etappen vorstellen. Doch wüsstest du auch sofort, wie du das ganze effektiv anwendest? Vermutlich nicht. Lass uns darum einen detaillierten Blick auf die einzelnen Etappen werfen.

Etappe 1: Aufgaben

Dieser erste Teil der ALPEN-Methode ist noch relativ einfach: Du setzt dich – vorzugsweise am Abend zuvor – hin und schreibst dir eine To-Do-Liste. Notiere alle Aufgaben für den nächsten Tag und auch das, was heute liegen geblieben ist. Am besten beginnst du dabei auch schon, zu priorisieren. Was kann warten und was ist dringend? Neben deinen To-Dos solltest du aber auch Termine festhalten, damit du nichts vergisst. Der Vorteil am Aufschreiben ist, dass du einen Überblick hast und sicher gehen kannst, auch nichts zu vergessen. Hierbei könntest du jedoch auf die erste Schwierigkeit stoßen: Du weißt noch nicht, wie lange eine Aufgabe dauert und kannst sie dementsprechend nicht problemlos um deine festen Termine herum planen. Das führt uns direkt zur nächsten Etappe.

Etappe 2: Länge

Nachdem du deine Aufgaben aufgeschrieben und priorisiert hast, stellt sich die Frage nach der Zeit, die du für die Erledigung brauchst. Bei Aufgaben, mit denen du vertraut bist, ist eine realistische Einschätzung nicht schwer. Bei neuen Aufgaben musst du wohl oder übel schätzen. Mit der Zeit wirst du darin immer besser werden. Nachdem du die Zeiten aufgeschrieben und mit deinen Terminen abgeglichen hast, wirst du feststellen, ob du dir zu viel oder zu wenig vorgenommen hast. Einige Experten empfehlen, sich bewusst mehr aufzuhalsen, weil man durch die ALPEN-Methode konzentrierter arbeiten würde. Doch dieser Tipp ist nicht universell anwendbar – gehe bei der Einteilung nach deinem Bauchgefühl vor und beobachte zu Beginn erst einmal, wie du zurechtkommst. Und wie geht es weiter?

Etappe 3: Pufferzeiten

Nun hast du die ersten beiden Etappen gemeistert und weißt, was du machen musst und wie lange du dafür vermutlich brauchst. Doch anstatt deinen „Stundenplan“ bis zur letzten Minute auszufüllen, solltest du immer Platz für Puffer lassen. Denn manchmal nimmt eine Aufgabe doch mehr Zeit als gedacht in Anspruch oder du musst spontan auf etwas reagieren. Die Puffer kannst du entweder nach Gefühl einbauen oder nach der 60:40-Regel richten. Dabei planst du 60 Prozent deines Arbeitstages für die Erledigung deiner Aufgaben ein. 40 Prozent hingegen stellen einen Sicherheitspuffer dar – beispielsweise für kleine Aufgaben wie das Aufräumen des Arbeitsplatzes oder die Beantwortung von E-Mails, die dringend in deinem Postfach warten. Nach diesem Schritt hast du deine Bergwanderung fast geschafft.

Etappe 4: Entscheidungen

Du ahnst vielleicht schon, dass es bei dieser Etappe das Priorisieren noch einmal großgeschrieben wird. Im besten Fall hast du deine Aufgaben ja bereits in Etappe 1 nach Wichtigkeit geordnet. Falls das noch nicht geschehen sein sollte, ist jetzt der Zeitpunkt. Manchmal stellst du aber auch im Verlauf deiner „Alpenwanderung“ fest, dass einige Aufgaben zwar gleiche Priorität haben, aber du sie unmöglich alleine schaffen kannst. Daher gehört in dieser Etappe auch das Delegieren dazu, sofern du dich in der Position dafür befindest. Traue dich, um Hilfe zu bitten und Verantwortungen abzugeben. So können Arbeitsprozesse optimiert werden und deine To-Do-Liste effektiver abgearbeitet werden. Bedenke jedoch, dass zum Delegieren auch Vorbereitung und Nachbereitung gehören, heißt, du musst sicherstellen, dass die abgegebene Aufgabe auch wirklich ordentlich erledigt wurde. Und schon befindest du dich auf dem letzten Teil der Reise.

Etappe 5: Nachkontrolle

Auf der fünften Etappe ist das Ende deines Tages: Du überprüfst, was du heute geschafft hast, wie du dabei vorangekommen bist und ob du alles zu deiner Zufriedenheit fertigstellen könntest. Dabei wirst du sowohl Erfolge als auch Fehlschläge feststellen müssen. Doch genau daraus kannst du lernen und die Anwendung der ALPEN-Methode verbessern. Hast du beispielsweise viel mehr Zeit gebraucht, als gedacht? Oder weniger? Sind Dinge auf der Strecke geblieben, die längst hätten erledigt sein sollen? Die Nachkontrolle ermöglicht es dir, deine Fehler bereits am nächsten Tag auszubügeln und Erfolge weiter auszubauen.

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Einige der Vorteile dieser Methode dürften auf der Hand liegen: Zum einen kannst du deine Aufgaben visualisieren, zum anderen aber auch alle Deadlines auf einem Blick sehen. So entgehst du der Gefahr, zu stark zu prokrastinieren. Die Pufferzeiten sind zudem unentbehrlich, denn sie ermöglichen dir nicht nur die Reaktion auf Spontanes, sondern räumen auch Zeit für kurze „Notpausen“ ein, die du vielleicht nach einer besonders heftigen Diskussion im Meeting nötig hast. Abgesehen davon, hilft die ALPEN-Methode dir dabei, Erfolge als solche zu erkennen und zu feiern, was deine Arbeitsmotivation und dein Wohlbefinden steigern kann.

Jedoch gibt es auch Nachteile, wie beispielsweise die Abhängigkeit von Kolleg:innen. Es ist schwierig einen individuellen Arbeitsplan zu erstellen und diesem nachzugehen, wenn ihr im Team eng zusammenarbeitet und voneinander abhängig seid. Hinzu kommt, dass Pufferzeiten nicht immer so realisierbar sind, wie du es gern hättest. Manche Tage verlaufen so anstrengend und chaotisch, dass die Puffer schnell aufgebraucht sind und du dich am Ende des Tages einfach nur gerädert fühlst, ohne wirklich etwas geschafft zu haben. Bei fehlender Selbstdisziplin, können die Pufferzeiten außerdem schnell zu ausgedehnten Pausen werden, die dafür sorgen, dass du Zeit bei der Bearbeitung kleinerer Aufgaben verlierst.

Bist du dir der Nachteile jedoch bewusst, nicht zu versteift auf deinen Ablaufplan und hast etwas Selbstdisziplin, kannst du durch die ALPEN-Methode deine Zeit optimal nutzen und deine Aufgaben konzentriert erledigen. Einen Versuch ist sie auf jeden Fall wert.

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