Bekomm deinen Kram auf die Reihe: Mit „Getting Things Done“ zum besseren Selbstmanagement

Hast du derzeit auch das Gefühl, dass dir alles über den Kopf wächst? Überall warten Aufgaben, egal ob auf der Arbeit oder im Haushalt, und dein Stresslevel steigt immer höher. Und obwohl du es wirklich versuchst, bleibt einiges auf der Strecke? Die Getting-Things-Done-Methode (GTD) kann dir helfen, deine To-Do-Liste abzuarbeiten und trägt dabei gleichzeitig zur Entspannung deines Kopfs bei.

Selbstorganisation kann so einfach sein

GTD entlastet euren Kopf durch Listen. Und bevor du jetzt die Augen verdrehst, weil du schon eine Aufgabenliste hast und trotzdem nichts hinbekommst, warte kurz. Denn mit solchen Listen muss auch effektiv gearbeitet werden. Die von Unternehmer David Allen entwickelte Methode stützt sich zunächst auf drei Aufgabenbereiche:

1. Definierbare Aufgaben
2. Bereits definierte Aufgaben
3. Unvorhergesehene Aufgaben

Definierbare Aufgaben werden zusammengetragen und daraufhin entschieden, ob diese delegiert, sofort erledigt oder auf die Liste geschrieben werden. Deine bereits definierten Aufgaben sind To-Dos, die du nach und nach abarbeitest – natürlich in einer produktiven Reihenfolge. Und unvorhergesehene Aufgaben sind jene, die dich im Tagesverlauf überrumpeln. Hier ist es wichtig, unbedingt ein Puffer einzubauen.

Die 5 Schritte von Getting Things Done

Die GTD-Methode basiert auf fünf Schritten, die das Organisieren und Erledigen deiner Aufgaben erleichtern: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. Was die einzelnen Schritte beinhalten, lässt sich einfach erklären:

Sammeln

Zunächst solltest du alle deine Aufgaben zusammentragen. Ob du das handschriftlich, am PC oder in einer App machst, bleibt dir überlassen. Wichtig hierbei ist lediglich, dass alle Aufgaben erfasst und schnell zu finden sind.

Verarbeiten

Wenn alles zusammengetragen wurde, musst du nun entscheiden, wie dringlich die jeweiligen Aufgaben sind. Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, solltest du sofort abhaken. So musst du dich später nicht mit kleineren Aufgaben herumplagen. Was länger dauert, wird für später eingeplant. Einige Aufgaben kannst du sicherlich auch delegieren. Hab keine Angst vor diesem Schritt, denn alles alleine erledigen zu wollen, hält dich nur unnötig auf und verursacht auf Dauer Stress.

Organisieren

Nun geht es an die Listen: Für verschiedene Aufgaben braucht ihr verschiedene Listen, die beim Einsortieren helfen. Am besten beginnst du mit einer Aktionsliste, mit den Aufgaben, die quasi täglich Teil deiner Arbeit sind. Zur besseren Übersicht, solltest du diese noch unterteilen: Was lässt sich beispielsweise unterwegs erledigen, was ausschließlich im Büro und was zu Hause? Auch anstehende Telefonate oder Video Calls solltest du festhalten. Große, komplexe Aufgaben, die sich nicht an einem Tag erledigen lassen, kommen auf eine Projektliste. Hier ist es wichtig, Teilaufgaben festzuhalten sowie Erinnerungen und Deadlines. Letztere kannst du auch direkt in deinen Kalender eintragen: Hier solltest du alle Aufgaben eintragen, die zu einem festen Datum beziehungsweise zu einer festen Uhrzeit erledigt sein müssen. Hast du also um 11 Uhr ein Meeting, trage dieses in deinen Kalender ein und plane andere Aufgaben ohne konkretes Zeitlimit darum herum.

Alles, was du delegiert hast, liegt quasi auf einer Warteliste – die Aufgaben werden abgehakt, sobald die andere Person sie erledigt hat. Wichtig ist abgesehen davon noch die Vielleicht-Irgendwann-Liste. Auf dieser notierst du Aufgaben, die nicht dringend sind, aber dennoch irgendwann einmal gemacht werden sollten, beispielsweise das Büro aufräumen oder den PC entrümpeln. Solche unwichtigeren Aufgaben werden gern zum Prokrastinieren genutzt. Sie auf einer Liste aufzuführen, kann dir dabei helfen, Aufschieberitis zu bekämpfen und wirklich das zu erledigen, was wichtig ist. Übrigens: Die hier genannten Listen sind Vorschläge. Du kannst die Ordnung so anpassen, dass sie für dich am effektivsten ist.

Durchsehen

Deine Aufgaben sind zu diesem Punkt geordnet und kategorisiert. Die säuberlich angelegten Listen bringen dir jedoch nichts, wenn du einfach nur alles aufschreibst und sie dann beiseite legst. Wichtig ist, sie regelmäßig gegenzuprüfen. Listen und Kalender greifen ineinander über und daher musst du täglich deine Termine prüfen und auch einen Blick auf deine Aufgaben werfen. Die Vielleicht-Irgendwann-Liste und die Projektliste solltest du einmal pro Woche checken und Letztere aktualisieren: Welche Teilaufgaben hast du erledigt, welche Deadlines stehen bald an? Den Status der delegierten Aufgaben erfragst du am besten bei den verantwortlichen Personen, aber geh diesen nicht auf die Nerven. Je nach Dringlichkeit reicht es auch, einmal pro Woche nachzuhaken.

Erledigen

Jetzt ist Zeit für Getting Things Done. Wenn du alle Aufgaben erfasst hast, musst du beginnen deine Listen abzuarbeiten. Den Kleinkram hast du ja bereits erledigt, doch was kommt als Nächstes? Wichtig ist hier die richtige Priorisierung deiner Aufgaben. Welche Deadlines und Termine sind als nächstes fällig? Sind andere Kolleg:innen abhängig davon, dass du eine bestimmte Aufgabe erledigst? Und hast du genügend Zeit und Ressourcen dafür? Diese Fragen können die beim Priorisieren helfen. Und dann kannst du loslegen: Bekomme deinen Kram endlich auf die Reihe.

Vor- und Nachteile von GTD

Richtig angewandt, kann die GTD-Methode dein Selbstmanagement verbessern, Stress mindern und dir dabei helfen, einen freien Kopf zu bekommen. Das ganze kann durch digitale Tools ergänzt werden und ist nicht in Stein gemeißelt. Das heißt, du kannst Listen und Aufteilung nach deinem Belieben individualisieren. Der größte Vorteil von GTD ist sicherlich, dass alle Aufgaben erfasst werden und so nichts vergessen wird, was Panikmomente am Vorabend einer Deadline verhindert. Dennoch ist es vielleicht etwas kompliziert, in die Methode einzusteigen, besonders aufgrund der aufwendigen Vorarbeit. Zudem kann es manche Personen auch überfordern, die Menge aller unerledigten Aufgaben vor sich zu sehen und so Stress auslösen.

Am besten testest du die GTD-Methode zunächst im kleinen Rahmen, beispielsweise mit deinen Haushaltsaufgaben. Kommst du damit gut zurecht und bekommst das Gefühl, du arbeitest dank GTD effektiver, kannst du das ganze auch für deinen Arbeitsalltag übernehmen, beziehungsweise für Arbeit und Privatleben, damit du beides besser unter einen Hut bekommst – besonders im Home Office. Also worauf wartest du noch? It’s time for getting things done.

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