Der Einfluss von E-Mails auf deine Karriere

Es geschieht häufig ganz unüberlegt: Eine E-Mail wird überflogen, der Inhalt wirkt interessant oder zumindest relevant und schnell wird auf „Weiterleiten“ geklickt. Bedenkt man, dass nicht nur wir selbst, sondern auch unsere Kollegen zu so einem Verhalten neigen, wird bewusst, wie sehr wir damit die E-Mailkästen anderer überfluten. Vor allem Vorgesetzte sehen es gar nicht gerne, wenn man mit unsinnigen E-Mails und deren Weiterleitung ihre wertvolle Zeit stiehlt. Denn Studien zeigen, dass uns die Bearbeitung unserer E-Mails neben Zeit vor allem auch Konzentration und Produktivität kostet. Weniger ist daher mehr, meint auch Chief Comercial Officer Ravin Carr, derzeit angestellt bei GBS, und hat in einem neuen Beitrag auf Mashable die schlimmsten E-Mailfehler aufgelistet.

E-Mails beeinflussen die Karriere

Wann immer wir einen Menschen sehen, bewerten wir ihn. Das geschieht häufig ohne dass wir es wollen, hinterlässt aber zumeist einen recht hartnäckigen, wenn nicht sogar bleibenden Eindruck. In Zeiten der vermehrten schriftlichen und virtuellen Kommunikation spielt für diesen natürlich auch der E-Mailverkehr eine wichtige Rolle – und hat damit einen nicht unerheblichen Einfluss auf deine Karriere. Klickst du zum Beispiel stets zu schnell auf das beliebte „Forward“, beziehungsweise „Weiterleiten“ und hakst das Thema – in diesem Fall die E-Mail – dann ab, läufst du Gefahr, dass dein Vorgesetzter dich für ineffektiv hält. Besser ist es so:

• Editiere die originale E-Mail soweit, dass das Wesentliche schnell und einfach für den Empfänger herauszufiltern ist.
• Setze die E-Mail durch ein paar einleitende Worte in einen passenden Kontext, um die Gedanken des Empfängers zu leiten.
• Bringe dich ein und mache Vorschläge, wie mit der E-Mail beziehungsweise dessen Inhalt umgegangen werden soll. Damit zeigst du Einsatz und Identifikation mit deiner Arbeit und gibst deiner Karriere einen wertvollen Push.

Abgesehen von diesen Tipps ist natürlich nach wie vor eines wichtig: Prioritäten setzen. Nicht jede E-Mail ist eine Weiterleitung und damit die Zeit des Lesers wert, deshalb sollten nur ausgewählte E-Mails tatsächlich diese Beachtung erhalten. Außerdem von Bedeutung ist die Auswahl der Empfänger. „Reply all“, beziehungsweise „Allen Antworten“ ist ein großartiges Werkzeug für eine Kommunikation in der Gruppe, sollte aber immer mit Bedacht eingesetzt werden. Um wichtig von unwichtig zu unterscheiden und die richtigen Adressaten herauszufiltern kann es helfen, sich die größte E-Mail-Nervensäge aus dem Büro als Beispiel gedanklich vorzunehmen und sich dann zu fragen: „Fühlt sich jemand von dieser E-Mail genauso belästigt wie ich mich von den E-Mails von XY?“

Satzzeichen sind deine Freunde – Grammatik auch

Ja, die Kommunikation über das Internet ist schnell. Und sicher wird im privaten Bereich oder bei einem flinken Chat über Skype nicht mehr so viel auf Rechtschreibung und Grammatik geachtet. Dennoch gilt für E-Mails im Geschäftsbereich: Die Grammatik muss stimmen und Satzzeichen müssen an der richtigen Stelle stehen. Letztere sind übrigens keine Rudeltiere, weswegen du auf den vermehrten Gebrauch von aufeinanderfolgenden Ausrufezeichen oder Fragezeichen verzichten solltest. Im Schriftbild steht das ähnlich wie die Großschreibung eines ganzen Wortes für Ungeduld und Aggression – zwei Eigenschaften, die dir im Beruf im Weg stehen.

Klartext reden und schreiben

Nichts kostet mehr Zeit und sorgt für mehr Missverständnisse als der übermäßige Gebrauch von Phrasen oder Smilies. Der berühmte Zwinkersmilie, der deinen Boss vielleicht zum Lächeln bringen soll, kann zwar in manchen Situationen tatsächlich die Kommunikation erleichtern, aber auch genau das Gegenteil bewirken. Nämlich dann, wenn er ironisch oder sarkastisch gedeutet wird. Auch alltagssprachliche Ausdrücke, die einer Dechiffrierung benötigen, bieten Angriffspotential. Statt also noch „eine Weile länger über einer Idee zu brüten“ oder „den Karren aus dem Dreck ziehen“, biete dir Bedenkzeit aus und sorge dann für das Konfliktmanagement.

Durch das Vermeiden dieser E-Mail-Fallen wird sich dein Alltag erleichtern. Welche Tipps hast du außerdem parat, damit deine E-Mails dich in der Karriere voranbringen?

Quelle: Mashable

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