Zeiterfassung im Home Office

„Home Office? Das geht bei uns nicht“. So lautete die Aussage vieler Führungskräfte, die dann während der Coronapandemie feststellen durften: Es geht doch. Jedoch nicht ohne einige Anpassungen. Dazu gehört das Abwiegen zwischen Vertrauen und Kontrolle. Bei Präsenz vor Ort ist scheinbar klar: Die Person arbeitet. Bei der Arbeit von zu Hause aus muss über die erledigte Arbeit oft Vertrauen herrschen. Doch die Arbeitszeiten möchten viele Arbeitgeber:innen dennoch überprüfen. Durch die Coronapandemie erlangte die Zeiterfassung plötzlich eine neue Relevanz, was dazu führte, dass viele Unternehmen sich zum ersten Mal mit der korrekten Arbeitszeiterfassung im Home Office auseinandersetzten. Es stellten sich nicht nur technische, sondern auch (datenschutz-)rechtliche Fragen.

Gibt es eine Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit?

Grundsätzlich wird die Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen in ihrem Vertrag geregelt. Wer vor Ort präsent ist, zeigt damit vermeintlich, dass er oder sie arbeitet. Doch im Home Office fällt diese Überprüfung weg. Ist es deshalb für Arbeitnehmer:innen Pflicht, ihre Arbeitszeit im Home Office aufzuzeichnen?

In Deutschland gibt es derzeit keine Verpflichtung für Arbeitnehmer:innen, ihre Arbeitszeit aufzuzeichnen, daher gilt dies bisher auch für das Home Office. Denn hiergelten die gleichen Bestimmungen wie vor Ort. Lediglich Überstunden müssen laut §16 Arbeitszeitgesetz aufgezeichnet werden. Für Jobs mit Mindestlohn gelten ebenfalls andere Regeln. Jedoch hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 20219 ein Urteil gefällt, das dies ändern könnte. Und zwar dahingehend, dass Unternehmen verpflichtet werden, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten festzuhalten.

Wie kann die Arbeitszeit gemessen werden?

Im Büro wie im Home Office gibt es einen Unterschied zwischen der erbrachten Arbeitsleistung und der tatsächlichen Arbeitszeit. Diese lässt sich durch Software-Systeme kaum messen. Schließlich stehen Angestellte im Home Office auf, um zur Toilette zu gehen, sich Kaffee zu machen oder ein Paket entgegenzunehmen. Ähnliches passiert im Büro beim Schnack mit Kolleg:innen oder einer Zigarettenpause. Demnach würde eine Software lediglich die Start- und Endzeit des Arbeitstages im Büro oder Home Office erfassen.

Perspektivisch gesehen, wird Zeiterfassung im Home Office wie im Büro also eine wichtige Rolle spielen. Jedoch fehlt es noch an klaren Rechten und Pflichten auf Angestellten- und Arbeitgeber:innenseite. Führungskräfte und Unternehmen können sich jedoch schon jetzt damit beschäftigen, welche Arten der digitalen Zeiterfassung es gibt (dass eine handschriftliche Erfassung für die meisten nicht die erste Wahl sein dürfte, sollte außer Frage stehen). Zu diesem Zweck gibt es mehrere HR-Softwares, die teilweise via App funktionieren (und somit auch gut für das Home Office geeignet sind) und verschiedene Funktionen übernehmen. Unternehmen sollten hier im Vorhinein festlegen, welche Anforderungen sie an die Software haben und mehrere Angebote studieren, ehe sie eine Entscheidung fällen.

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