Ist da wer? – So gelingt das Onboarding in Zeiten von Corona

Der erste Arbeitstag in einer fremden Firma ist für den Onboardee meist immer mit Nervosität und einem Kribbeln im Bauch verbunden. Neues Büro, unbekannte Kolleg:innen, andere Arbeitsabläufe. „Für das Unternehmen ist der erste Tag eines neuen Kollegen ja ein normaler Arbeitstag, für die Betreffenden aber ein sehr besonderer Tag mit sehr hoher Bedeutung“, weiß Doris Brenner, Personalentwicklerin und Karrierecoach. Insbesondere während der Coronakrise kommt diesem Prozess eine ganz spezielle Bedeutung zu.

Das Zwischenmenschliche zählt

Was ist, wenn der Einstieg im Home Office geplant ist? Die räumliche Distanz erschwert die Mitarbeiter:innenbindung. Wie erleichtert man neuen Mitarbeiter:innen den Start? Und wie schafft man ein Wir-Gefühl? Dieses ist besonders wichtig. Brenner erklärt:

Arbeitsverhältnisse scheitern in der Probezeit in den wenigsten Fällen daran, dass es an den fachlichen Fähigkeiten fehlt. In der Regel sind es die zwischenmenschlichen Diskrepanzen oder ein fehlender cultural fit, die zum Bruch führen und zur Trennung.

Wenn also die Bewerbung in Coronazeiten erfolgreich war, wird das Onboarding zur nächsten Hürde, besonders für den Arbeitgeber:innen.

Große Verunsicherung beim Onboarding

Momentan herrscht unter Arbeitgeber:innen eine große Verunsicherung. Competitive Recruiting hat im April 2020 eine Blitzumfrage unter 10.000 Arbeitgeber:innen zum Thema Onbaording gestartet. Das Ergebnis: 41 Prozent von ihnen wissen noch nicht, wie sie ihr Onboarding jetzt darstellen sollen. Reicht es aus, Mitarbeiter:innen kurz zu empfangen, sie mit Home-Office-Equipment auszustatten und anschließend wieder nach Hause zu schicken? Oder beginnt die Begrüßung direkt im Home Office mit virtueller Einarbeitung?

Tipps für Onboardees

Karrierecoach Doris Brenner hält folgende fünf Ratschläge bereit, wie sie dem Spiegel gegenüber angab:

1. Kontakt halten und Vorgehen klären

Onboardees sollten sich bereits vor Arbeitsbeginn bei der Personalabteilung oder den Vorgesetzten informieren, wie der Einstieg geplant ist. Geht es direkt ins Home Office, müssen die technischen Voraussetzungen abgeklärt werden. „Häufig wird zumindest am ersten Arbeitstag ein erster persönlicher Kontakt, natürlich unter Beachtung der aktuellen Regeln zum Gesundheitsschutz, im Unternehmen stattfinden“, weiß Brenner. Dann werde ein Laptop überreicht und die weitere Planung besprochen.

2. Kurzpräsentation vorbereiten

Um sich allen Kolleg:innen vorstellen zu können, rät Doris Brenner zur Erstellung eines kurzen Einstiegsvideos mit Interessen und Hobbys. Dieses kann anschließend im Intranet für alle Mitarbeiter:innen bereitgestellt werden. „In Ihrem direkten Arbeitsumfeld empfiehlt es sich, sich im Rahmen einer Videokonferenz vorzustellen“, empfiehlt die Personalentwicklerin.

3. Paten als Ansprechpartner:innen

Neben dem Chef sollte der Onboardee eine direkte Ansprechperson haben. Diese dient in der Anfangszeit der Begleitung und ersten Orientierung. Über sie können die internen Spielregeln kennengelernt und weitere Kontakte geknüpft werden.

4. Aktiv den Kontakt suchen

Wie beim Jobeinstieg vor Ort gilt auch in Coronazeiten, aktiv auf Kolleg:innen und Ansprechpartner:innen zuzugehen. Brenner weiß, dass sich in vielen Organisationen virtuelle Kaffee-Counter zum Zusammenschalten und Austauschen gebildet haben.

Gerade in diesen informellen Runden lässt sich der Kontakt leichter knüpfen und sie können eine gute Ausgangsbasis für die Vereinbarung von Einzelsessions mit Kollegen sein.

Ebenso gebe es Apps und Dienste die virtuelle Housepartys ermöglichen, über die man sich zum Feierabend-Bier verabreden könne.

5. Medien nutzen

Alle Möglichkeiten der Kommunikation nutzen – so lautet die Devise. Viele Firmen würden statt E-Mails Programme wie Slack oder Teams nutzen, so Brenner. Weitere Möglichkeiten, sich mit Unternehmen und Prozessen vertraut zu machen, böten das Intranet und interne Chats.

Tipps für Unternehmen

Damit Mitarbeiter:innen zu Anfang einen positiven Eindruck von ihrem neuen Arbeitsplatz gewinnen und die Einarbeitung in erschwerten Zeiten erleichtert wird, sollten Firmen unterstützende Maßnahmen zum Onboarding bereithalten.

1. Technische Infrastruktur schaffen

Ohne die richtige technische Ausrüstung gestaltet sich der Arbeitstag im Home Office schwierig. Daher ist es wichtig, allen neuen Mitarbeiter:innen einen Laptop mit VPN-Zugang zur Verfügung zu stellen – notfalls auf postalischem Weg. Die IT-Abteilung installiert alle relevanten Standardprogramme, Kommunikationstools und Aufgabenplaner. Allein aus Datenschutzgründen ist die Bereitstellung von Firmen-Laptops etc. extrem wichtig.

2. Onboarding-Prozess entwickeln

Gerade in der jetzigen Pandemiezeit ist der Einstieg in eine neue Firma schwer. Um diesen Prozess so leicht wie möglich zu machen, sollte ein generell einsetzbarer Onboardings-Prozess entwickelt werden. Im Idealfall wird er von verschiedensten internen Bereichen gemeinsam entwickelt, um alle Sichtweisen zu berücksichtigen und die Aufgaben im Rahmen des Onboardings optimal verteilen zu können.

3. Willkommens-Tag

Während in manchen Unternehmen die Begrüßungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter:innen weiterhin vor Ort – unter Einhaltung aller Hygieneregeln – stattfinden, heißen viele Firmen ihre Neuankömmlinge im Home Office willkommen. Die Vorstellung der Firmenkultur, des Produktportfolios und mehr ist ebenso remote möglich. Vorgesetzte sollten bei der ersten Videokonferenz den Onboardee vorstellen und die weitere Vorgehensweise in Hinblick auf das Onboarding erklären.

4. Mehr Feingefühl in den Mitarbeitergesprächen

Vorgesetzten wird empfohlen, in der jetzigen Krisenzeit das Augenmerk verstärkt auf die persönliche Komponente zu legen. Für das Kennenlernen im Team – direkt oder remote – sollte mehr Zeit als sonst eingeplant werden, ebenso für Fragen und Austausch. Zudem sollten Neuankömmlinge jeweils einen erfahrenen Mitarbeiter in Form eines Paten zur Seite gestellt bekommen.

5. Tools und Apps fürs Onboarding

Onboarding Tools können beim Netzwerken und Zurechtfinden im noch fremden Unternehmen helfen. Die neuen Mitarbeiter:innen werden zum Start oder bereits davor per Onboarding App virtuell abgeholt und lernen so step by step die Firmenkultur kennen. Laut Umfrage der Haufe Group vom Herbst 2019 unter 616 Personalverantwortlichen deutscher Firmen nutzt jedoch nur ein gutes Zehntel diese Unterstützung. Gängige Tools sind zum Beispiel Elearnio, Talmundo, Haufe MyOnboarding, Trello und Personio. Diese Programme enthalten zum Teil Chatbots, die Möglichkeit der Integration interaktiver Inhalte und Videos, Lernblöcke und To-Do-Listen. Relevante Informationen können so zeitgenau ausgespielt werden. Trello hat zum Beispiel ein Onboarding Template entwickelt, das wie eine interaktive To-Do-Liste funktioniert und zudem hilft, zuständige Ansprechpartner:innen kennenzulernen.

Ebenso empfohlen wird die Einrichtung von Networking Circles zur weiteren Vernetzung und zum abteilungsübergreifenden Austausch.

Frühzeitige Kündigung vermeiden – ans Preboarding denken!

77 Prozent der Firmen wissen, dass sie ihren Onboarding-Prozess verbessern können. Das zeigt die Umfrage der Haufe Group. Dennoch stellen 88 Prozent kein Budget fürs Onboarding zur Verfügung! Dabei ist die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen ein wichtiger Schritt – vor allem das Preboarding. Denn: 30 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter:innen kündigen ihr jüngst eingegangenes Arbeitsverhältnis schon, bevor sie überhaupt zum ersten Mal zur Arbeit erscheinen. Und 90 Prozent entscheiden in den ersten sechs Monaten, ob sie gehen oder bleiben. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann es also entscheidend sein, dass Firmen sich darüber Gedanken machen, wie eine frühzeitige Kündigung oder Demotivation vermieden werden kann.

Maßnahmen sind bisher wenig innovativ

Allerdings sind die Maßnahmen in Bezug aufs Preboarding und Onboarding in Unternehmen wenig kreativ. Im Preboarding dominieren bisher ein persönlicher Ansprechpartner seitens HR, gefolgt von einer speziellen Begrüßungsmappe und ein Willkommensschreiben. Positiv: 43 Prozent der Firmen suchen inzwischen den regelmäßigen Kontakt vor dem ersten Arbeitstag des neuen Angestellten und 35 Prozent bieten Unterstützung beim Umzug an, ergab die Haufe-Studie.

Beim Onboarding sind regelmäßige Feedback-Gespräche, eine Einführungsveranstaltung und Mentoren am weitesten verbreitet. Verbesserungspotenzial gibt es hingegen bei den wichtigen Maßnahmen zur sozialen Integration wie Mentoring oder Coaching, Events, Stationen in anderen Abteilungen oder allgemeiner Unterstützung bei der Vernetzung.

Geschenke beim Preboarding

Unternehmen wird geraten, bereits während des Preboardings positive Signale auszusenden. Eine schöne Idee hat Doris Brenner: „Schicken Sie zwei oder drei Wochen vorher einen netten Brief und einen Blumenstrauß. Diese 20 oder 30 Euro sind sehr gut investiert, weil der oder die Neue gleich mit einer positiven Stimmung kommt.“

Onboarding ausweiten

Gerade in Zeiten von Corona sollten Unternehmen verstärkt Preboarding- und Onboarding-Maßnahmen unter die Lupe nehmen und Maßnahmen einführen, die den Willkommensprozess der neuen Mitarbeiter:innen erleichtern und sie längerfristig an die Firma binden.

Unternehmen mit einer ausgeprägten Kultur, der Idee, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter länger binden und entwickeln zu wollen, tun gut daran, Onboarding längerfristig anzulegen,

sagt Klaus Moser, Professor für Wirtschafts- und Sozialpsychologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg in einem Bericht im Spiegel. Mangelndes Feedback werde von Einsteiger:innen häufig moniert. „Die Frage nach Feedback meint auch, Anerkennung und Aufmerksamkeit zu erfahren. Führen per E-Mail ist dann eben gerade keine gute Idee“, stellt Moser klar. Es braucht die richtige Kombination aus Feingefühl und technisch basierter Kommunikation.

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