Den richtigen Ton in der internen Kommunikation treffen: Eine Orientierungshilfe

Die richtigen Umgangsformen im Firmenchat oder internen Mails zu bestimmen, ist ein heikles Pflaster. Besonders neue Mitarbeiter sind sich oft unschlüssig darüber, wie förmlich oder locker es sein darf. Da schreibst du eine formelle Mail an den Chef, bei der du Rechtschreibung und Formulierung drei mal überprüft hast, und dann bekommst du als Antwort: „Ok, geht klar. – sent from iPhone“. Heißt das automatisch, der Umgangston in der Firma ist lockerer? Oder war der Chef gerade nur in Eile? Fragen über Fragen, auf die sich pauschal keine Antwort finden lässt. Wie sich innerhalb der Firma ausgedrückt wird, hängt meist stark vom Empfänger ab, aber auch von der Unternehmenskultur und dem allgemeinen Umgang miteinander. Dennoch können die folgenden Punkte eine ungefähre Richtlinie sein, an der du dich orientieren kannst.

Den richtigen Ton finden

Sowohl bei Mails als auch im Firmenchat stellen sich viele die Frage, wie der richtige Umgangston sei. Gerade das Siezen oder Duzen kann überfordern. Am Besten richtest du dich deshalb danach, wie du mit dem Empfänger der Nachricht von Auge zu Auge sprichst. Wurde dir das Du angeboten, kannst du dieses natürlich auch auf digitalem Wege verwenden. Mit der Förmlichkeit verhält es sich ebenso. Ist deine Firma geprägt von flachen Hirarchien und ihr seid per du mit dem Chef, dann müssen Mails und Chatnachrichten nicht steif formuliert werden. Umgangssprache ist zudem nicht immer negativ zu beurteilen, sondern kann sogar helfen das Verständnis des Empfängers zu erhöhen, bevor dieser sich durch einen Text voller Fremdwörter quälen muss. Generell gilt: aufs Unternehmen kommt es an. Arbeitest du in einer Bank, solltest du davon absehen deinen Chef mit „Bro“ oder „Digger“ anzusprechen. Doch eine Sache solltest du niemals vergessen: die Höflichkeit. Verteilst du eine Aufgabe oder hat jemand deine Frage beantwortet, vergiss Bitte und Danke nicht. 

Die geeigneten Themen bestimmen

In erster Linie soll ein Firmenchat die interne Kommunikation erleichtern und schnellere Reaktionen hervorrufen als eine E-Mail. Trotzdem verirren sich oft Themen dorthin, die nicht zwingend etwas mit dem laufenden Projekt zu tun haben. Auch hier kommt es wieder auf die Firmenkultur selbst an. In modernen Unternehmen und Startups ist es oft so, dass Kollegen in einem freundschaftlichen Verhältnis zueinander stehen. Dann kann es auch vorkommen, dass im Firmenchat Bilder aus dem Urlaub oder von einer Party auftauchen, oder Unmengen an Memes geteilt werden. Stellst du fest, dass solche Gesprächsthemen üblich sind, kannst du dich ohne schlechtes Gewissen anschließen.

Gleichzeitig solltest du aber darauf achten, nicht zu sehr zu spammen. Der Firmenchat soll trotzdem noch die Möglichkeit bieten, interne Probleme zu lösen. Gerade wenn jemand eine Frage stellt oder um Hilfe bittet, solltest du die Memes vorerst für dich behalten und warten, bis das Thema erledigt ist. In anderen Unternehmen ist sogar komplett auf Kaffeekränzchen im Chat zu verzichten. Nicht nur Arbeitgeber können erbost auf das freizeitliche Geplänkel reagieren, sondern auch deine Kollegen, die alle paar Minuten von WhatsApp oder Slack genervt werden.

Auf den Punkt kommen

Geht es im Firmenchat oder in einer Mail dann tatsächlich um die Arbeit, gilt es sich kurz und klar auszudrücken. Stellst du eine Frage, muss diese nicht kompliziert erörtert werden. Lege die Fakten auf den Tisch und erkläre, wobei du Hilfe benötigst. In einer E-Mail solltest du zusätzlich am Anfang noch Grußformeln verwenden, die du aber weglassen kannst, sobald du auf eine Antwort antwortest. Präzise Formulierungen sparen Zeit und außerdem können du und dein Gegenüber effektiver miteinander kommunizieren. Ausschweifende Texte können erfahrungsgemäß schnell zu Missverständnissen führen. Übrigens gilt: Komplizierte Sachverhalte, Vorschläge für Neuerungen oder andere umfangreiche Themen sollten immer von Angesicht zu Angesicht besprochen werden. Die schriftliche Kommunikation verkompliziert das Ganze nur und im Endeffekt benötigst du 20 Nachrichten für etwas, was du in einem zehnminütigen Gespräch hättest klären können.

Zeitnahe Antworten geben und erwarten

Bedenke immer, dass deine Kollegen mehr zu tun haben, als Nachrichten zu lesen. Stellst du also eine Frage und bekommst nicht sofort eine Antwort, übe dich in Geduld und nimm es nicht als abweisend wahr. Trotzdem sollten du und die anderen Mitarbeiter im Firmenchat darum bemüht sein, möglichst zeitnah zu antworten. Bei Mails verhält sich das etwas anders. Viele checken ihr Postfach nur ein oder zweimal am Tag, deshalb ist von einer E-Mail bei dringenden Problemen abzuraten. Solltest du andersherum gerade keine Zeit haben, ordentlich auf eine Mail zu antworten, dann lass den Absender dies wissen. Schreibe kurz, dass du momentan beschäftigt bist und gib Bescheid, wann du dich mit dem Problem auseinander setzen wirst. Allgemein kann es hilfreich sein, wenn in einer Mail dazu geschrieben wird, wie dringend die Angelegenheit ist.

Kritik niemals digital vermitteln

Sowohl der Firmenchat als auch Mails sind kein Ort für Kritik. Feedback sollte immer im direkten Gespräch miteinander gegeben werden, egal ob positiv oder negativ. Das Problem an der digitalen Kommunikation ist, dass sie viel Spielraum für Interpretationen gibt. Und so kann dein geschriebenes Wort harscher klingen, als du es eigentlich gemeint hast. In einem Gespräch von Person zu Person, kann dein Gegenüber Mimik und Tonfall analysieren, was im Chat nicht geht – selbst mit Emojis nicht. Um Missverständnissen vorzubeugen, solltest du Kritik also nicht schriftlich ausdrücken. An dieser Stelle sei auch nochmal erwähnt, dass Beleidigungen und Lästereien nichts in der firmeninternen Kommunikation zu suchen haben. Und auch Witze auf Kosten anderer sind mit Vorsicht zu genießen – du solltest im Vorfeld bedenken, ob der Betroffene darüber auch lachen kann oder sich dadurch diskriminiert fühlt.

Natürlich umfasst dieser kleine Guide längst nicht alle Faktoren, welche die firmeninterne Kommunikation umfassen. Es gibt viele indviduelle Faktoren zu beachten – so viele, dass sich ganze linguistische Studien damit beschäftigen. Daher lässt sich auch proforma keine allgemein gültige Guideline zum Thema „Interne Mails und Firmenchat“ verfassen. Nichtsdestotrotz können die oben genannten Ratschläge eine Hilfe sein. Im Zweifelsfall solltest du neben der Firmenkultur auch immer beachten, wer der Adressat deiner Nachricht ist. So lassen sich unangenehme Missverständnisse vermeiden.

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