Überzeugen ab der ersten Zeile: Best Practices und personalisierte Lösungen für dein E-Mail Marketing

Die E-Mail ist ein ideales Allround-Instrument für jedes digitale Business. Sie ist zugleich Kommunikationsgrundlage und die Basis für vielfältige Marketing-Ansätze. Dabei ist das E-Mail Marketing ein Dauerbrenner im Werbekontext, auch wenn diese Disziplin kein Hype umgibt. Sie ist beständig und daher für so viele Branchen, Creator, Unternehmen und Teams relevant. Egal, ob es um die Neukund:innengewinnung, unmittelbare Conversions, die Kund:innenbindung, reine Information, Cross Selling oder sogar die Rückgewinnung von verloren geglaubten Kontakten geht – mit einer ansprechenden E-Mail können diverse Facetten des Online Marketing abgedeckt werden.

Doch trotz der vielfältigen Einsatzgebiete gibt es vieles, das Marketer beachten sollten, um mit ihren E-Mails herauszustechen und nicht gleich im Papierkorb – oder schlimmstenfalls gar im Spam-Ordner – zu landen. Deshalb verraten die Expert:innen von GetResponse nicht nur, wann und wie oft du Mails senden solltest, sondern auch, wie du mit authentischen E-Mails und Betreffzeilen höhere Öffnungsraten und geringere Abbestellungen erreichen kannst. Hier kommen deine Dos and Don’ts und absoluten E-Mail-Marketing-Top-Tipps für nachhaltigen Erfolg.

E-Mail Marketing als effizienter Marketing-Kanal: Das sind die bewährten Methoden für den Erfolg

Einer auf Statista veröffentlichten Prognose zufolge liegt die Zahl der E-Mail-Nutzer:innen weltweit im Jahr 2022 bei 4,26 Milliarden. Und in den kommenden Jahren kommen immer neue Nutzer:innen dazu – nicht zuletzt aufgrund der vielen Mobilgeräte, die den E-Mail-Empfang auch an abgeschiedenen Orten ermöglichen.

Des Weiteren haben viele Menschen mehr als einen oder auch zwei E-Mail Accounts. Einige Gründe dafür, warum die E-Mail auch über 50 Jahre nach ihrer Erfindung noch ein so wichtiger Marketing-Kanal ist, sind auf den ersten Blick ersichtlich: E-Mails sind mobile zu empfangen und bieten daher dauerhaften Zugang zu Informationen, Werbung und dergleichen. Zudem stellt die E-Mail einen kostengünstigen und simpel zu verwaltenden Kommunikationskanal bereit – der durch Automatisierung sogar noch effizienter werden kann. E-Mails und Newsletter, wie jene von Firmen oder Creatorn, können aber auch relevante Daten liefern, als Türöffner für Sales-Bestrebungen fungieren, Aufmerksamkeit auf markenrelevante Themen lenken – sei es ein eigenes Event, ein neues Produkt oder ein anderer Newsletter – und die Interaktion mit Leser:innen, Kund:innen und Co. fördern.

Doch wie gelingt das im Detail, wenn die Möglichkeiten so vielfältig sind, dass sich E-Mail Marketer die Frage stellen müssen, wo sie überhaupt mit der Optimierung anfangen sollen? In diesem Text werden explizit einige der wichtigsten Schritte vorgestellt, die es dir erlauben, das volle Potential deiner E-Mail-Strategie auszuschöpfen.

Schon auf den ersten Klick überzeugen

Bei der E-Mail spielt der erste Eindruck eine immens wichtige Rolle. Deshalb sind auch Begrüßungs-Mails von Vorteil, um von Vornherein einen guten Eindruck auf die Empfänger:innen zu machen. Darüber hinaus haben Begrüßungs-Mails enorm hohe Öffnungsraten von über 80 Prozent im Schnitt. Sie helfen zudem dabei, mit neuen Kontakten eine Bindung aufzubauen und deine Empfänger:innenliste auszuweiten. Hilfreich ist es für Marken auch, neuen Kontakten zu Beginn ihres Abonnements etwas Wertvolles oder Exklusives anzubieten, sodass deine Mails wiederkehrend geöffnet werden und du sogar Conversions vorantreiben kannst. Die Zustellbarkeit wird nachhaltig gefördert.

GetResponse liefert dir verschiedene Beispiele für gute Begrüßungs-Mails – hier folgt eines von Patagonia.

Neben einer Begrüßungs-Mail bieten sich auch Dankesseiten an, um neue Kontakte direkt an deine Marke und dein Angebot zu binden. Mit diesen kannst du Traffic auf wichtige Seiten lenken, Conversions für Whitepaper, andere Newsletter oder gar Produkte steigern und schließlich auch die Öffnungsrate optimieren.

Damit du mit deinen E-Mails aber langfristig erfolgreich bist, musst du deine Zielgruppen segmentieren. Denn E-Mails an die gesamte Kontaktliste eignen sich nur in manchen Fällen.

Tipps zur Segmentierung: Personalisierung ist gefragt

Einer Segmentierung deiner E-Mail-Kontakte kann und sollte eine Analyse deiner wichtigsten Zielgruppen vorangehen. Welche Gruppen bescheren dir den meisten Umsatz, wer liest deine Beiträge am meisten? Sammle möglichst viele Daten zu deinen Kund:innen und ihren Nutzungsgewohnheiten. Orientiere dich dann daran, um die Zielgruppen möglichst zielführend zu unterteilen.

GetResponse hat ermittelt, dass E-Mails mit personalisierter Ansprache und individuellen Inhalten 18 Prozent höhere Klickraten aufweisen. Das ist ein guter Grund, um mehr Ressourcen für diesen Ansatz frei zu machen. Wenn es aber an der Zeit mangelt, können Automatisierungsprozesse und  behavior-triggered Kampagnen bei der zielgenauen Zustellung relevanter Mails helfen.

GetResponse unterstützt dich beim Listenaufbau und der Zielgruppensegmentierung mithilfe passender Tools und einer Demo. So kannst du beispielsweise anhand von Verhaltens- und Engagement-Daten Kund:innensegmente erstellen, die Einwilligung deiner Kontakte und den Content, an dem sie interessiert sind, verifizieren, intelligentere E-Mails auf Basis von Kontaktdaten und -verhalten versenden und letztlich durch validierte Daten anonyme Anmeldungen in umfassende Käufer:innen- oder Kund:innenprofile umwandeln. Du kannst sogar dein CRM oder andere Tools für das Kontakt-Management mit GetResponse verknüpfen, um die Details deiner Kontakte zu synchronisieren und ihre Daten automatisch zu aktualisieren.

Das Layout ist zentral

Damit jede angesprochene Zielgruppe, ja jede:r Besendete, eine attraktive E-Mail erhält, müssen die Inhalte, aber vor allem die Layout-Elemente passen. Ein Text, der keine Absätze, keine Visuals, keine Calls-to-Action etc. aufweist, wird höchstwahrscheinlich nicht nachhaltig im Gedächtnis der Empfänger:innen bleiben. Und eine solche E-Mail hat wenig Aussicht auf Erfolg. Allein der Einbau von passenden Bild- und Videoelementen lohnt sich, beispielsweise wenn ein neues Produkt oder Brand Feature vorgestellt wird. Das belegen auch die Zahlen von GetResponse. Untersuchungen des Unternehmens lassen darauf schließen, dass E-Mails, die ein Video enthalten, um bis zu acht Prozent höhere Klickraten aufweisen. Und: E-Mails mit Bildern schneiden besser ab als Nachrichten ohne. Denn die Klickraten unterscheiden sich um mehr als einen Prozentpunkt (4,11 Prozent vs. 2,87 Prozent).

Mit Bildelementen können E-Mail Marketer auch ihre Kreativität beweisen und interaktive Elemente schaffen, die die Besendeten animieren oder schlichtweg begeistern.

Wichtig für den Erfolg der Mails bei den Empfänger:innen ist, dass das Layout Mobile Responsiveness aufweist und in jeglicher Ansicht funktioniert. Daher gilt es für die E-Mail Marketer, stets die Ansichten zu testen – zum Beispiel mit dem Editor von GetResponse. Dieser erlaubt es dir auch, einfach im Drag-and-Drop-Verfahren Inhalte zu integrieren, auf vordefinierte Vorlagen zurückzugreifen und Basisblöcke zielorientiert und deinen Bedürfnissen entsprechend zu variieren. Du hast sogar Zugriff auf kostenfreie Bilder und GIFs und kannst alle Kampagnen, auch mobilzentriert, passgenau ausspielen.

Extrem wichtig ist, dass deine Nachrichten stets für Mobilgeräte optimiert sind. Newsletter, die neu erstellt werden oder auf Vorlagen von GetResponse basieren, werden automatisch angepasst. Du kannst aber im Test der Vorschau immer die Desktop- und Mobile-Version nebeneinander sehen, um dich zu vergewissern, dass alles passt.

Mit den richtigen Designelementen kannst du außerdem die so wichtigen Calls-to-Action hervorheben. Du kannst beispielsweise einen Countdown Timer hinzufügen oder angeben, wann das Angebot abläuft. Auch Empfehlungen („Testimonials“) für mehr Glaubwürdigkeit können einen CTA unterstützen. Wichtig ist, dass du klare Handlungsaufforderungen integrierst und diese nicht nur visuell ansprechend gestaltest, sondern auch an deine Zielgruppe, beziehungsweise die Segmente, anpasst.

Namen im Mittelpunkt: Absender:innennamen und Betreffzeilen beachten

Was braucht es noch, um einer Mail zu viel Aufmerksamkeit zu verhelfen? Absender:innennamen, die einen hohen Wiedererkennungswert haben, sind unabdingbar. Dabei sollten Empfänger:innen im Bestfall schon beim Lesen dieses Namens zum Öffnen der Mail animiert werden. Besonders gut funktionieren die Markennamen, wenn du eine Love Brand hast. Die folgenden Formate eignen sich grundsätzlich gut:

• [Markenname]
• [Name des Mitarbeiters] von [Markenname]
• [Name des Mitarbeiters] @ [Markenname]
• [Markenname] Kundensupport
• [Markenname] Newsletter [Markenname] Zusammenfassung

Welche Option besonders gut funktioniert, kannst du anhand von Tests und Analysen herausfinden. Dabei solltest du auf die Daten vertrauen, die dein E-Mail Tool dir bereitstellt.

Auch die Absender:innenadresse spielt eine Rolle. Versende deine Nachrichten also über die Domain deiner Firma (vermeide Freemailer wie Gmail oder Yahoo) und verwende eine vertrauenswürdige Adresse. Wenn du dich mit deinen Namen eingerichtet hast, ist es ebenfalls sehr wichtig, keine No-Reply-Adressen zu verwalten. Denn Kund:innen erwarten in Zeiten von Social-Media-Kommunikationsalternativen eine schnelle Antwortzeit und Verfügbarkeit.

Was dann noch ins Gewicht fällt, sind die Betreffzeilen. Die Erfolgsquoten dieser variieren, sicher auch je nach Branche, stark. Doch es gibt einige Tipps, auf die du bei der Erstellung der Zeilen achten solltest:

• Nimm dir Zeit und sei kreativ, schreibe also mehrere Zeilen, mehrmals, und stelle sie zur Diskussion.
• Verlasse dich nicht allein darauf, was dein Gefühl dir sagt, sondern nimm Daten zur Hand.
• Nutze Emojis für bestimmte Zielgruppen und personalisiere deine Betreffzeilen.
• Setze zuweilen auf Power Words, Fragen, Redewendungen und andere Taktiken, um Aufmerksamkeit zu generieren.

Daten zu besten Zeiten und sinnvoller Frequenz

Nach der umfassenden Erstellung von E-Mails ist deren Versand ein zentraler Aspekt, dem die Marketer sich zuwenden müssen. Denn es gibt klare Vorteile, wenn Versandzeitpunkte und -frequenzen optimiert werden. Es gilt, sowohl Undermailing als auch Overmailing zu vermeiden. GetResponse-Daten zur Versandhäufigkeit zeigen, dass E-Mail-Vermarkter:innen, die nur einen Newsletter pro Woche versenden, die höchsten durchschnittlichen Öffnungs- und Klickraten erzielen. Das ist für viele Unternehmen jedoch zu wenig – zurecht. Denn dadurch verpassen sie Chancen, zum Beispiel zur Erhöhung der Conversion-Zahlen und zur Information über Angebote, News, anstehende Events und dergleichen.

Die Versandfrequenz ist abhängig von der Branche, der Zielgruppe und weiteren Faktoren (Urlaubssaison, Feiertage, anstehende Groß-Events etc.). Es gibt jedoch Richtwerte, die von Interesse sind. Laut GetResponse lesen „primäre E-Mail-Empfänger:innen“ 83 Prozent aller erhaltenen Nachrichten. Diese Abonnent:innen tolerieren bis zu fünf E-Mails pro Woche von bestimmten Absender:innen, bevor sich die Anzahl ihrer Spam-Beschwerden dramatisch erhöht.

Auch bei der besten Versendezeit gibt es branchenspezifische Unterschiede. Jedoch sind statistisch zwei Zeiträume besonders vielversprechend: Sie erzielen in der Regel die besten durchschnittlichen Öffnungs- und Klickraten. Dabei handelt es sich um die Zeiträume von 9-11 Uhr und 13-17 Uhr.

Mithilfe der E-Mail Analytics von GetResponse kannst du zudem E-Mail-Aktivitäten in Echtzeit erfassen und basierend darauf handeln. Das Tool liefert dir eine Reihe von Analysemöglichkeiten, zur Versandzeit, aber auch bezüglich inhaltlicher Elemente, und zeigt die Wachstumschancen sowie besonders erfolgreiche Mail-Beispiele an.

Double Opt-in und Co. – setze umfassende Best Practices ein

Im E-Mail Marketing gilt es, diverse Aspekte zu beachten, um die bestmögliche E-Mail zu erstellen. Die Rahmenbedingungen wie Versandzeit und Zielgruppen müssen ebenfalls passen. Aber es gibt noch eine Reihe weiterer wichtiger Aspekte. So müssen E-Mail Marketer den Double Opt-in im Auge behalten, um hochqualitative Anmeldungen verzeichnen zu können. Außerdem sollten sie die Abbestellung des Newsletters möglichst intuitiv gestalten, um Nutzer:innenfreundlichkeit zu demonstrieren. Weitere Potentiale stecken in der Integration von behindertengerechtem Design oder aufmerksamkeistwirksamen Pre-Headern. Der umfassende Best Practices Guide von GetResponse liefert ausführliche Tipps zu den wichtigen Schritten und bringt die Praktiken mit expliziten Beispielen auf den Punkt.

Dabei wird auch auf die Metriken verwiesen, die im E-Mail Marketing nicht zu vernachlässigen sind.

Auf diese Metriken musst du achten

Welche Metriken spielen neben der offensichtlich so wichtigen Öffnungsrate eine besonders große Rolle für E-Mail Marketer? Das erklärt GetResponse in einer KPI-Übersicht, die ausführlich die Metriken erklärt und mit Beispielen versieht. Die Öffnungsraten können in vielen Bereichen bei über 30 Prozent liegen, dann ist ein Blick auf die Click-Through-Raten (CTR) und die Click-To-Open-Raten (CTOR) ebenfalls wertvoll. Gerade letztere kann Aufschluss darüber geben, an welcher Stelle es im Newsletter vielleicht gehakt hat. Wenn du eine gute Öffnungsrate aber wenig Click-Throughs hast, wird deine CTOR ebenfalls niedrig sein. Das kann darauf hinweisen, dass deine Betreffzeile interessanter war als deine eigentlichen Inhalte oder dass sie irreführend war.

Zu beachten sind aber auch die Bounce Rate, die Churn Rate, die Anmelde- und Abmelderaten, Conversion Rates und im Idealfall auch Faktoren wie Revenue pro geöffneter Mail oder das Einkommen pro Abonnent:in. Um all diese Metriken auf einen Blick ermitteln zu können, bietet GetResponse das Reporting Dashboard.

In diesem Bereich ist die E-Mail als Marketing-Kanal wertvoll

Der regelmäßige E-Mail-Versand ist im Grunde für fast alle Unternehmen, aber auch Creator von Interesse. Ein Newsletter eignet sich ideal als Ergänzung für E-Commerce Shops genauso wie für Blogs oder Social Media Accounts mit zahlreichen Followern. Für deinen eigenen Newsletter benötigst du ein Konzept für wiederkehrende Inhalte, die deinem Angebot als Marke und den Bedürfnissen deiner Zielgruppe(n) gerecht werden. Außerdem brauchst du die passende E-Mail Software, um deine E-Mails stets sicher und unkompliziert an deine Kontakte versenden zu können.

Wie du effektiv gute Blog Newsletter erstellen kannst, zeigt dir das Team von GetResponse in einem umfassenden Beitrag samt Markenbeispielen. Dabei zeigt sich, dass du mit wenig Arbeit viel Aufmerksamkeit für Produkte, Inhalte und deine Brand Story generieren kannst – sofern du die zentralen Stellschrauben beachtest.

Das kann dir eine eigene E-Mail-Infrastruktur bieten

Von Vorteil für dein E-Mail Marketing kann eine ganz eigene Infrastruktur sein. Dabei ist die Marke Eigenbau aber in der Regel zeitaufwändig und kostenintensiv. Deshalb bietet GetResponse mit GetResponse MAX die Grundlage, um deine Zustellbarkeit sowie deine Domain-Reputation zu gewährleisten. Das Unternehmen pflegt seit Jahrzehnten hervorragende Beziehungen zu allen großen Internet Service Providern (ISPs), wodurch eine Zustellungsrate von 99 Prozent erreicht werden konnte. Wenn du dich für ein MAX-Konto registrierst, bietet dieses mindestens eine zugeordnete IP-Adresse, damit du eine einzigartige Versandreputation aufbauen kannst. Die IP-Adresse und die Domain-Reputation werden dabei ständig von deinem persönlichen Customer Experience Manager überwacht. Für Großkund:innen, die Millionen von Mails über eine eigene Plattform versenden möchten, bietet GetResponse zudem das unterstützte IP Warm-up an.

Das E-Mail Marketing benötigt eine verlässliche Basis, einfach zu bedienende Analyse- und Kreations-Tools, belastbare Daten und natürlich stetig aus Neue abgerufene Kreativität. Während E-Mail Marketer letzteres selbst mitbringen müssen, können sie ihre Strategie mithilfe der passenden Partner:innen und deren Angeboten immer mehr verfeinern. Nicht nur, um Zustellbarkeit und Öffnungsraten zu optimieren, sondern auch, um langfristig die E-Mail zum absoluten Erfolgsformat für die eigene Marke zu entwickeln. Denn dieses Potential steckt seit jeher im E-Mail Marketing. Du musst es nur abzurufen lernen.

Mit der kostenlosen E-Mail Marketing Software von GetResponse optimierst du deine KPIs und erstellst Newsletter, die im Gedächtnis bleiben – und so langfristig deinen Markenerfolg fördern. Sichere dir jetzt den Zugang zur All-in-One-Lösung und profitieren vom zuverlässigsten Marketing-Kanal überhaupt.