So wird in Unternehmen mit Microsoft Office gearbeitet

Empower GmbH, ein deutsches Unternehmen, welches Software-Lösungen für MS Office entwickelt, hat im Mai 2020 bei der Nielsen Company eine Studie zur Nutzung von Office-Produkten in Unternehmen in Auftrag gegeben. Befragt wurden über 1.000 Arbeitnehmende aus Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden, welche mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit am Computer verbringen. Die 50 gestellten Fragen bezogen sich auf die Kernthemen wie in welchem Umfang mit Office gearbeitet wird, welche Hindernisse und Zeitfresser sich häufen, und wie es um das Corporate Design in Office-Dokumenten steht. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir im Folgenden zusammengefasst.

Am häufigsten werden Word und Excel genutzt

Im Vergleich zur Konkurrenz stellt sich Microsoft Office als klarer Spitzenreiter heraus. Es weist einen Marktanteil von ganzen 85 Prozent in Deutschland sowie 80 Prozent in den USA auf. Damit liegt Office deutlich vor Googles G Suite und anderen ähnlichen Programmen.

Zu den Hauptanwendungen von Office gehören Word, Excel, PowerPoint sowie Outlook. Besonders häufig, nämlich jeweils zu 89 Prozent, werden in Unternehmen Word und Excel genutzt, um Dokumente und Tabellen zu erstellen und zu bearbeiten. Deutlich weniger Befragte, aber immer noch jeweils mehr als die Hälfte, nutzen das E-Mail-Programm Outlook sowie PowerPoint zur Vorbereitung von Präsentationen.

Die meiste Arbeitszeit pro Anwendung verzeichnet Outlook – hier verbringen die befragten Mitarbeitenden durchschnittlich neun Stunden pro Woche. Doch auch die Arbeit mit den anderen Anwendungen nimmt oftmals viel Zeit in Anspruch. Bei Word sind es acht Stunden, bei PowerPoint und Excel jeweils sieben. Da ist es kaum verwunderlich, dass auch eine Menge Output pro Mitarbeiter pro Woche entsteht. Ganze 111 E-Mails werden versendet. Darüber hinaus werden im Schnitt fünf Dokumente, drei Tabellen und zwei Präsentationen erstellt.

Das sind die größten Zeitfresser

Bei der enormen Menge an Arbeitszeit, welche die verschiedenen Office-Anwendungen in Anspruch nehmen, ist es zu erwarten, dass sich bei der Arbeit auch einige Zeitfresser herausstellen. Ein Großteil dieser hat mit der Formatierung und der Suche nach Elementen zu tun. So wird bei der Arbeit mit PowerPoint viel Zeit mit der Suche nach Vorlagen und Bildern sowie der Bearbeitung von Diagrammen verbracht. In Word und Excel nimmt ebenfalls die Erstellung und Formatierung von Tabellen und Diagrammen viel Zeit in Anspruch. Bei Outlook gaben die Befragten unter anderem die Suche nach vorhandenen E-Mails und Textvorlagen an.

Die Formatierung liegt insgesamt auf Platz eins der Zeitfresser: Ganze 30 Prozent der Arbeitszeit mit Office-Anwendungen geht für sie drauf. Dennoch werden immerhin 58 Prozent aller Dokumente, Präsentationen und so weiter auf Basis bestehender Inhalte erstellt. Doch hier kommt der zweite große Zeitfresser ins Spiel: Die Suche nach Dateien.

Die Einheitlichkeit der Dokumente lässt zu wünschen übrig

Eine weitere Herausforderung, welche sich bei der Arbeit mit Office in der Studie herausstellte, ist die Einhaltung des Corporate Designs. Einheitlichkeit in Dokumenten ist für die Markenkommunikation sehr wichtig. Das sehen auch 93 Prozent der Befragten so. Dennoch ist über die Hälfte der Dokumente nicht designkonform.

Großer Bedarf nach Training und Automatisierung

Doch wie lassen sich die bei der Arbeit mit Office aufkommenden Probleme lösen? Wenn es nach den Befragten geht, sollte insbesondere in das Training der Mitarbeitenden sowie in die Automatisierung investiert werden. Zwar schätzen sich 86 Prozent als Office-Fortgeschrittene oder -Experten ein. Doch Trainingsbedarf haben 71 Prozent trotzdem. Da repetitive Tätigkeiten einen großen Teil der Arbeit ausmachen, geben ganze 81 Prozent an, dass sie den Bedarf nach Automatisierung als hoch oder sehr hoch einschätzen.