Das Beste kommt zum Schluss: 9 Tipps für eine gute E-Mail-Signatur

Mehr als nur ein Nachhall. Wir zeigen dir, wie du deine E-Mail-Signatur zum Marketingmagneten machst.

© Flickr / Antti T. Nissinen, CC BY 2.0

Was in der klassischen Schneckenpost der Absender, ist in der E-Mail die Signatur – so könnte man zumindest argumentieren. Tatsächlich geht es in einer Signatur natürlich vor allem darum, dem Empfänger einer E-Mail noch einmal in Erinnerung zu rufen, mit wem er gerade kommuniziert und welche weiteren Kontaktmöglichkeiten er neben dem Antwort-Button noch zur Verfügung hat. Auf Hubspot zeigt Lindsay Kolowich nun aber, wie du die E-Mail-Signatur für kluges Marketing einsetzen kannst und so aus der Masse hervorstichst. Wir haben ihre Tipps in zwei Kategorien zusammengefasst und beginnen mit dem Eyecatcher – dem Design.

4 Tipps für das richtige Design

Damit die Signatur überhaupt wahrgenommen wird, muss sie natürlich zunächst erstmal ins Auge fallen. Das erreichst du mit folgenden Kniffen:

  1. Nicht zu bunt. Maximal drei Farben verwenden. Um nicht zu sehr vom textlichen Inhalt deiner Signatur abzulenken, solltest du dich auf maximal drei Farben beschränken. Inklusive dunklem Text und den Whitespace natürlich nicht mitgezählt. Sinnvoll ist es, die Farben deines Firmenlogos immer wieder aufzugreifen.
  2. Lenke die Augen des Lesers. Nicht deine E-Mailadresse ist wichtig in einer Signatur, sondern dein Name. Dieser muss deinen Kunden, Mitarbeitern und Kooperationspartnern in Erinnerung bleiben. Bei der Erstellung deiner E-Mailsignatur ist es also deine Aufgabe, die Augen deiner Leser auf das Wesentliche zu lenken. Zum Beispiel, indem du deinen Namen fettest.
  3. Nutze den Platz. Firmenlogo, dein Name, Kontaktinformationen, möglicherweise noch anderes, relevantes Marketing. Viel Information für den wenigen Platz, der dir in einer E-Mail-Signatur bleibt. Nutze ihn daher weise, indem du Leerzeichen statt Zeilenumbrüche verwendest.
  4. Du bist mobil. Deine Leser auch. Denk dran, dass vor allem E-Mails heute schnell zwischendurch auf dem Handy gelesen werden. Da versteht es sich von selbst, dass deine E-Mail-Signatur natürlich mobile friendly sein muss.

Steht das Design, gilt es als Nächstes, das beste Self-Marketing aus deiner Signatur herauszukitzeln.

5 Tipps für gutes Marketing in der Signatur

Die Signatur ist die letzte Chance in einer E-Mail, deine Leistungen „an den Mann“ zu bringen – und die wichtigste. Im Durchschnitt, so hat Lindsay Kolowich ermittelt, schreiben wir etwa 40 E-Mails pro Tag. Das ist Potential, das genutzt werden will. Beispielsweise mit diesen fünf Maßnahmen:

  1. Social Networking. Füge Social Icons in deiner Signatur ein – und beachte dabei die Farbregel aus dem oben Stehenden – um dich besser zu vernetzen. Natürlich solltest du dabei nur Profile benennen, die du auch wirklich gut und regelmäßig pflegst.
  2. Starte einen Aufruf. Ein guter Call to Action macht neugierig und verschafft dir im Idealfall neue Kunden oder Kooperationspartner. Hier ein paar Beispiele: „Lesen Sie meinen neuesten Artikel auf meinem Blog. Thema: Gutes E-Mailmarketing.“ oder „Haben Sie mich schon auf Facebook besucht? Tun Sie es jetzt.“ Ganz wichtig: Damit der Call to Action auch spannend bleibt, solltest du ihn regelmäßig wechseln und updaten. So bleibt er auch für Leute interessant, mit denen du regelmäßig schreibst.
  3. Um immer bescheid zu wissen, ob deine Call to Actions auch funktionieren, sollten sie mit einem Tracking Code versehen werden. Am besten du nutzt hierzu UTM Codes, die relativ einfach einzubauen sind.
  4. Denke immer international. Auch dann, wenn du deine Dienstleistung eigentlich nur in Deutschland anbietest. Vielleicht ist einer deiner Kunden ein digitaler Nomade. Hänge immer das nationale Prefix (bei uns +49) vor deine Telefonnummer.
  5. Mach dich erreichbar. Zum Beispiel, indem man dich direkt aus deiner E-Mailsignatur heraus buchen kann. Wenn ein Link zu deinem Kalender führt und deine Kunden so ganz bequem mit dir einen Termin buchen können, kommen viel mehr interessante Möglichkeiten zustande.

Hast du deine Signatur schon aufpoliert? Wie sinnvoll findest du diese Tipps? Verrate es uns in den Kommentaren.

Quelle: Hubspot

Über Linda Ewaldt

Linda Ewaldt

Linda Ewaldt hat in Hamburg Germanistik und Psychologie studiert und danach Redaktionsluft in kleinen Startups und großen Unternehmen geschnuppert. Seither ist sie freiberuflich tätig und ihre Spezialgebiete sind Karriere und Gesundheit. Am liebsten schreibt sie für OnlineMarketing.de Artikel, die beides miteinander verbinden.

16 Gedanken zu „Das Beste kommt zum Schluss: 9 Tipps für eine gute E-Mail-Signatur

  1. Katarina

    Das der Inhalt des Artikels nichts neues ist mag sein und ich denke grundsätzlich sollte jedes Unternehmen für sich entscheiden wie seine E-Mail Signatur aufgebaut und formatiert werden soll und was in der eigenen Branche Sinn macht und was nicht. Eine allgemein gültige Anleitung kann hierzu nicht erstellt werden.
    Wie auch immer finde ich es gut, dass man auf das Thema E-Mail Signatur aufmerksam macht. Einige Unternehmen verfügen nicht über die Möglichkeit E-Mail Signaturen fest zu hinterlegen. So kommt es oft dazu, dass Mitarbeiter E-Mail Signaturen Ihrem eigenen Geschmack und Befinden anpassen und innerhalb eines Unternehmen diverse E-Mail Signaturen kursieren, was ich persönlich als katastrophal empfinde. Aus diesem Grund ist es wirklich sinnvoll die Wichtigkeit von E-Mail Signaturen nochmals einzelnen Personen ins Gedächtnis zu rufen. Sie sind am Ende eben die digitale Visitenkarte eines Unternehmens.

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  2. Joe N.

    Es wirkt immer und überall merkwürdig, wenn jemand, der gerade selbst erst Autofahren gelernt hat, anderen Tipps zum sicheren und vorausschauenden Fahren geben mag. Nice try … gut gemeint …

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  3. Hertha Kerz

    Ich würde auch sagen:
    – kein Logo
    – rein textbasiert
    – keine Farben – html findet kaum jemand chic, da die Mail dann auf dem Hotspot des providers nur bedingt lesbar ist
    Dagegen kann ich die Kritik, was in eine Signatur reingehört, nicht nachvollziehen, da das ja jeder wissen sollte. Hier geht es meines Erachtens darum, was man l”sonst noch” hineintun kann.
    Solange die Mussinfos drin sind, darf man theoretisch die Signatur ohne Ende befüllen.
    Aber: Die Leute haben es heute eilig, und kommen meist gar nicht mehr bis zur Signatur, da sie ja schon am Absender gesehen haben, wer es ist.

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  4. Oliver

    Hallo,
    besonders charmant finde ich die Idee, dass man aus der Signatur, über einen öffentlichen Kalender Termin zu buchen. Ich verfüge über ein Google-, iCloud und Outlook-Konto. Bisher habe ich keine Möglichkeit gefunden, wie man in einem öffentlich gemachten Kalender jedem die Möglichkeit zu geben einen Termin einzutragen.

    Hat jemand einen sachdienlichen Hinweis?

    VG,
    Oliver

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  5. Sina

    Leider kein lesenswerter Artikel. Die “Neuigkeiten” sind uralt und wenn ich persönlich eine Signatur mit mehr als zwei Farben, einem extra Logo und vielleicht noch einem “ach so tollen” Werbespruch oder “Schauen Sie mal hier”-Klickfang bekomme, sinkt der Absender in meiner Gunst gleich zwei Stufen tiefer. Offenbar ist es dann nämlich nötig mit “Marketing” auf sich hinzuweisen statt mit Leistung.
    YMMV, though.

    Antworten
  6. Sina

    Leider kein lesenswerter Artikel. Die “Neuigkeiten” sind uralt und wenn ich persönlich eine Signatur mit mehr als zwei Farben, einem extra Logo und vielleicht noch einem “ach so tollen” Werbespruch oder “Schauen Sie mal hier”-Klickfang bekomme, sinkt der Absender in meiner Gunst gleich zwei Stunden tiefer. Offenbar ist es dann nämlich nötig mit “Marketing” auf sich hinzuweisen statt mit Leistung.
    YMMV, though.

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  7. Jörg Brühe

    1) E-Mail ist ein Text-Medium, da gibt es keine verschiedenen Farben, Schriftarten usw.
    Wer E-Mail mit HTML und Ähnlichem missbraucht, wird mit Missachtung bestraft.
    2) Für eine Signatur gibt es juristische Anforderungen (oben schon erwähnt) und technische Standards (vgl. u.a. RFC 1855). Marketing gehört da nicht rein.
    Fazit: Bloß gut, dass dem Artikel keine Bäume geopfert wurden!

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  8. Frank

    Nix Neues, Basics vergessen und dann die Anglizismen: Eine dieser vielen nutzlosen Selbstdarstellungen, die die sozialen Medien zuwuchern.

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  9. Guido Arnink

    Was mich wundert, ist die Tatsache, dass Linda Ewaldt laut Angaben Germanistik studiert hat, aber massenweise unnötige Anglizismen in ihren Text eingebaut hat: Whitespace, mobile friendly, Self-Marketing, Call to Action,…
    Von einer Person, die aufgrund ihrer Ausbildung eigentlich die deutsche Sprache überdurchschnittlich gut beherrschen sollte, würde ich einen etwas sensibleren Umgang mit unserer Muttersprache erwarten.

    Antworten
    1. Tina BauerTina Bauer

      Sehr geehrter Herr Arnink,

      Es gibt in der Digitalbranche viele Begriffe, die gar nicht erst übersetzt wurden, sondern sich in ihrer Ausgangssprache etabliert haben und entsprechend Verwendung finden. Das hat leider weder mit dem akademischen Hintergrund der Autorin zu tun, noch mit einem unsensiblen Umgang mit der Muttersprache.

      Viele Grüße,

      Tina Bauer

      Antworten
      1. Rolf Wilhelm

        Hallo Frau Bauer

        Ich bin nicht Ihrer Ansicht: Fachleute unter sich dürfen gerne ihre spezifischen Fachbegriffe nutzen, aber gegenüber der Aussenwelt sollte dann in allgemein gültiger Sprache kommuniziert werden. Ich kenne für praktisch jeden Anglizismus im Haupttext ein durchaus gängiges deutsches Wort, beim Leerzeichen mal angefangen.

        Und ansonsten möchte ich mich den anderen hier anschliessen: Werbung und Marketing geht für mich in den heutzutage sowieso schon überfrachteten Signaturen überhaupt nicht, und das fängt bei Bildern/Grafiken an, die meine Emailprogramme (und dies insbesondere auf Mobilgeräten!) automatisch gar nicht anzeigen. “Recommended Practice” sind 4 Zeilen Text, von einem Bindestrich und einem darauf folgendem Leerzeichen abgetrennt, damit der darauf folgende Teil von Email-Programmen ausgeblendet oder ausgegraut (bei mir) werden kann. Der deutsche Gesetzgeber hat sowieso schon mit seinen Anforderderung mehr als genug Text da hinein reglementiert.

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  10. A. Pizzi

    Nichts neues was in dem Artikel steht!
    Wenn man dem Leser eine Anweisung oder Link gegeben hätte wie so was aussehen soll oder wie man sich so eine E-Mail-Signatur erstellt dann würde ich sagen klasse so nur geschrieben um was zu schreiben.
    Mit wenig Inhalt und Nutzen!

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  11. Michael Kleeberg

    Da hat die gute Dame etwas schlecht recherchiert. Marketing/Werbung in einer geschäftlichen E-Mail, ohne revisionssichere Einverständniserkläruing des Empfängers (auch im B2B), ist heutzutage oft genug Grund für eine Abmahnung.
    Dafür fehlt der entscheidende Hinweis, dass die E-Mail-Signatur die gleichen Punkte enthalten muss, wie ein Geschäftsbrief. Schade!

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  12. Andreas

    Hallo Linda,

    stimme bei allen Punkten zu.
    Was bei mir funktioniert ist ein Post Scriptum. Hier kannst du auf aktuelle Dinge hinweisen, die du momentant zu bieten hast.

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  13. Achim Storm

    Ok, aber bitte immer “ohne” eine eingescannte Unterschrift. Mißbrauchgefahr einfach zu hoch.

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