Wie du durch eine simple Maßnahme 40 Prozent deiner Arbeitszeit einsparst

Hektik und Zeitdruck gehören für viele Deutsche mittlerweile zum ganz normalen Arbeitsalltag. Die Devise scheint also klar: Die Produktivität muss auf ein Maximum erhöht werden, um möglichst viele Aufgaben in der vorgegebenen Arbeitszeit zu erledigen und dadurch Überstunden zu minimieren. Prinzipiell ist es ein sinnvolles Ziel, die Effizienz der eigenen Arbeit zu erhöhen – laut Amantha Imber soll dadurch sogar die Reduktion der täglichen Arbeitszeit von acht auf fünf Stunden möglich sein. Ob das realistisch ist, sei an dieser Stelle einmal dahingestellt. Interessant ist aber ihre These, dass ein simpler Denkfehler dich 40 Prozent deiner täglichen Arbeitszeit kostet, wie sie auf Entrepreneur.com erläutert. Um welchen Irrtum also handelt es sich?

Multitasking ist der Produktivitätsfresser Nummer eins

Soft Skills wie Organisationstalent oder Zeitmanagement machen sich in Bewerbungsprozessen immer gut. Wer es schafft, die komplexen Anforderungen der modernen Arbeitswelt zu sortieren und fristgerecht abzuarbeiten, gehört heutzutage schon beinahe zu einer vom Aussterben bedrohten Spezies. Das liegt schlichtweg daran, dass in vielen Jobs zahlreiche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen. Die meisten Menschen reagieren darauf mit Multitasking oder „Task Switching“. Sie versuchen also entweder, mehrere Tätigkeiten zeitgleich auszuführen, wie zum Beispiel die Eingabe von Daten in den PC während des Telefonierens, oder sie wechseln in kurzen Zeitabständen zwischen unterschiedlichen Aufgaben. Sie lassen sich von ihrer eigentlichen Arbeit ablenken, um schnell eine E-Mail zu beantworten, mit dem Tischnachbarn über ein aktuelles Projekt zu sprechen und, und, und… Der Denkfehler, welche unsere Gesellschaft also beherrscht und dich 40 Prozent deiner Arbeitszeit kostet, ist jener, dass du produktiver bist, je mehr Aufgaben du gleichzeitig erledigst. Multitasking ist demnach nicht nur ein Produktivitätsfresser, sondern leider auch ein weit verbreiteter Irrtum. Aber woran liegt das?

Multitasking ist ein weithin unterschätzter Risikofaktor

Auf den ersten Blick klingt die Annahme logisch: Wenn du in derselben Zeit nicht nur eine, sondern zwei, drei oder sogar mehr Aufgaben erledigst, hast du am Ende des Tages eine Menge Zeit gespart. Auf den zweiten Blick funktioniert das in der Praxis leider nicht. Stattdessen frisst Multitasking deine Konzentration und sorgt dafür, dass du jede dieser Aufgaben langsamer sowie in schlechterer Qualität und mit höherer Fehleranfälligkeit ausführst. Du brauchst schlussendlich also nicht weniger Zeit für dasselbe Arbeitspensum, sondern sogar mehr – bis zu 40 Prozent mehr, schreibt Amantha Imber. Sie plädiert deshalb gegen den Begriff Multitasking, denn die Annahme, mehrere „Tasks“ gleichzeitig erledigen zu können, sei ein Irrtum. Stattdessen spricht sie von „Task Switching“. Das Gehirn ist schlichtweg nicht in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verfolgen. Stattdessen springt es immer wieder hin und her – manchmal innerhalb von wenigen Sekunden. Klingt anstrengend? Ist es auch!

Aus diesem Grund kann exzessives Multitasking die Betroffenen auf Dauer sogar krank machen. Eine mögliche Folge ist das sogenannte Burnout-Syndrom mit all seinen negativen Konsequenzen für deine psychische sowie physische Gesundheit und deine Karriere. Plötzlich klingt Multitasking nur noch wenig erstrebenswert, oder?

Fokus ist das Stichwort für mehr Produktivität, Erfolg und Gesundheit

Der Soft Skill, nach welchem Recruiter also wirklich suchen sollten und nach welchem es sich zu streben lohnt, ist das Setzen von Prioritäten. Organisationstalent darf nicht bedeuten, möglichst viele Aufgaben simultan zu koordinieren, sondern diese in einer logischen Reihenfolge fristgerecht sowie konzentriert abzuarbeiten.

Konzentration ist das Geheimnis der Stärke in Politik, Krieg, Geschäft, mit anderen Worten: in allen menschlichen Angelegenheiten.

Ralph Waldo Emerson

Dadurch erhöhst du deine Effizienz und parallel steigt quasi vollautomatisch die Qualität deiner Arbeit. Nutze die ersten Minuten eines jeden Arbeitstages dazu, deine anstehenden Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge gemäß ihrer Priorität zu bringen und bearbeite diese anschließend ablenkungsfrei. Es reicht aus, deine E-Mails zwei bis dreimal pro Tag zu beantworten und auch der Plausch mit dem Kollegen kann gewiss eine halbe Stunde warten. Vielleicht hilft es dir, Kopfhörer aufzusetzen und dich dadurch von der Außenwelt abzugrenzen, sodass du dich besser auf die anstehende Tätigkeit fokussieren kannst. So oder so unterstützt dich „Singletasking“ dabei, deine Produktivität zu erhöhen und dadurch bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit einzusparen. So kannst du zukünftig in der verbleibenden Zeit entweder noch mehr Arbeit erledigen und damit deine Karriere anfeuern – oder du genießt einfach den frühen Feierabend und die Reduktion von Überstunden.

Wie stehst du zum Multitasking? Hältst du es für eine Hilfe oder eine Last im Arbeitsalltag? Welche Tipps hast du, um den Fokus auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten wieder zu erhöhen und Ablenkungen zu vermeiden?

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