Freiberufler-Guide: In 5 Schritten zum erfolgreichen Freelancer

Der Plan steht: Du willst nicht mehr fest angestellt in deinem Job arbeiten, sondern als Freiberufler. Eine sehr große Gruppe der Freelancer machen die Kreativtätigkeiten aus, etwa Grafiker, Texter, Journalisten, Marketing-Experten, Webdesigner oder Architekten. Aber unter die sogenannten freien Berufe laut § 18 EStG (Einkommenssteuergesetz) können beispielsweise auch Zahnärzte, Notare, Steuerberater, Heilpraktiker oder Yogalehrer fallen. Eine grobe Auflistung findest du etwa auf dieser Website. Der entscheidende Unterschied zu – und große Vorteil gegenüber – anderen Selbstständigen ist, dass du in einem dieser Jobs kein Gewerbe anmelden musst, sondern mit einer Steuernummer vom Finanzamt ausgestattet direkt loslegen kannst. Wie du das am besten angehst, erklären wir dir Schritt für Schritt hier.

1. Planung ist alles: Wie möchtest du arbeiten?

Wie deine ersten Schritte als Freelancer aussehen, hängt natürlich davon ab, in welcher Situation du startest. Bist du noch in einem festen Arbeitsverhältnis, stellt sich die Frage, ob du direkt kündigen und komplett frei arbeiten möchtest – oder ob du aus deinem aktuellen Job heraus mit ausgewählten Projekten und Kunden beginnst. Zunächst also nur nebenbei. Wenn du schon einen großen oder mehrere Kunden hast, die dir gleich deinen Lebensunterhalt sichern, möchtest du vielleicht sofort nur noch frei arbeiten. Hier solltest du nur für dich kalkulieren, wie sicher der Auftrag beziehungsweise die Aufträge sind und wie schnell du Ersatz finden würdest. Ein gewisses finanzielles Polster zu Beginn der (ausschließlichen) Freiberuflichkeit ist immer empfehlenswert.

Falls du innerhalb deines Day-Jobs nebenbei als Freelancer arbeiten möchtest, willst du vielleicht zunächst deine Arbeitsstunden reduzieren, also von Vollzeit auf Teilzeit umsteigen. Viele wählen diesen Weg, der natürlich den großen Vorteil hat, dass du zunächst weiterhin ein festes Einkommen hast – wenn auch ein kleineres. So kannst du dir ganz in Ruhe einen soliden Kundenstamm aufbauen und erst mal ein Gefühl dafür entwickeln, welche Art von Aufträgen wie lukrativ sind und wie lange du an ihnen arbeitest. Vielleicht möchtest du ja auch gar nicht hauptberuflich freiberuflich arbeiten (so ist die offizielle Bezeichnung für das Finanzamt bei der Anmeldung und für die Steuererklärung), sondern sogar langfristig nur nebenberuflich.

2. Das Organisatorische: Steuernummer, Finanzamt, Rechnungen und Co.

Wenn du also sichergestellt hast, dass dein Job unter die freien Berufe fällt – hier kann dir das Finanzamt helfen, wenn du nicht sicher bist – und du dir darüber im Klaren bist, ob du (zumindest vorerst) nebenberuflich oder gleich komplett hauptberuflich als Freelancer arbeiten möchtest, musst du das Finanzamt informieren. Im Zuge dessen bekommst du eine Steuernummer, die du auf deinen Rechnungen angibst. Ein Tipp vorweg: Du darfst deine ersten Rechnungen auch stellen, wenn du noch auf die Zuteilung deiner Steuernummer wartest. Schreibe dann am besten „Steuernummer ist beantragt” auf die Rechnung – spätestens zur Steuererklärung brauchst dann die Nummer wirklich. Den Bogen zur Anmeldung deiner freiberuflichen Tätigkeit findest du etwa hier und schickst ihn dann ausgefüllt an das für dich zuständige Finanzamt.

Ein weiterer wichtiger Punkt für das Erstellen deiner Rechnungen ist die Kleinunternehmerregelung. Grundsätzlich musst du nämlich auch als Freelancer Umsatzsteuer entrichten. Wenn du allerdings im vergangenen Jahr nicht mehr als 17.500 Euro und in diesem Jahr nicht mehr planmäßig als 50.000 Euro mit deiner Freiberuflichkeit verdienst, bist du davon befreit. Wenn deine Tätigkeit also unter diese sogenannte Kleinunternehmerregelung fällt, brauchst du die aktuell 19 Prozent Umsatzsteuer nicht extra auf deinen Rechnungen auszuweisen, sondern nennst stattdessen den Satz: „Gemäß § 19 UStG ist in dem ausgewiesenen Betrag auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer enthalten.”

Was du in jedem Fall zahlen musst, ist die Einkommensteuer. Der genaue Betrag wird im Nachhinein im Rahmen der Steuererklärung durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. 30 bis 40 Prozent jeder Rechnung solltest du aber einplanen und im Idealfall auf einem gesonderten Konto bis zur Steuererklärung lagern. Apropos Konto: Gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben, dass du für deine Freelancer-Tätigkeit ein eigenes Konto hast. Je nachdem, ob du nur gelegentlich nebenbei frei arbeitest und nur wenige Rechnungen schreibst oder ob du voll als Freiberufler tätig bist, kann es aber der Übersichtlichkeit halber eine gute Idee sein. Auch im Hinblick auf mögliche Nachweise im Rahmen der Steuererklärung.

3. Es geht los: Kundenstamm aufbauen und erste Aufträge

Nun hast du deine Steuernummer, weißt, wie deine Rechnungen aussehen sollten, und möchtest loslegen. Vielleicht hast du schon erste Kontakte aus deinem Netzwerk oder sogar schon einen konkreten Auftrag, für den du die Freiberuflichkeit überhaupt in Betracht gezogen hast. Dann nichts wie los! Wenn nicht, gibt es verschiedene Möglichkeiten, an Kunden und Jobs zu kommen. Eine Option sind Portale, über die freie Aufträge vergeben werden. Gerade im kreativen beziehungsweise digitalen Umfeld ist das ein beliebter Weg. Das sind etwa dasauge (vor allem Design, Fotografie und Werbung) oder freelance.de. Gulp bietet vor allem Projekte im IT-Bereich an. Websites wie Fiverr für Kreative aller Art oder Textbroker für Texter und Redakteure sammeln kleine Jobs, die in der Regel allerdings sehr niedrig bezahlt sind. Aber für den Anfang oder vielleicht um Leerlauf zwischen größeren Jobs sinnvoll zu nutzen, wirst du hier möglicherweise fündig.

Eine eigene Website, auf der du dich, deine Skills sowie ein Portfolio an erfolgreichen Projekten vorstellst, ist deine Visitenkarte. Wenn du planst, dein gesamtes Einkommen mit deiner Freiberuflichkeit zu bestreiten, solltest du dir unbedingt eine grafisch ansprechende, textlich sichere und für Google optimierte (Stichwort SEO: Du möchtest ja schließlich im Netz gefunden werden) Website bauen – beziehungsweise bauen lassen. Wenn du im digitalen Bereich arbeitest, ist das natürlich sowieso unumgänglich.

Generell fährst du auch immer gut damit, dein berufliches Netzwerk für Aufträge zu nutzen. Poste am besten bei beruflichen Portalen wie XING oder LinkedIn, dass du freiberuflich arbeitest und welche Art von Jobs du suchst. Und in meiner Erfahrung ergibt sich aus einem Auftrag häufig der nächste – entweder beim selben Auftraggeber oder über Weiterempfehlung. Im Idealfall hast du natürlich einen größeren oder mehrere Kunden, mit denen du feste Aufträge pro Monat vereinbarst. So hast du zumindest eine gewisse Planungssicherheit für dein Einkommen.

4. Was kostet meine Arbeit? Preise als Freelancer festlegen

Die Gretchenfrage: Wie viel Geld kannst du für deine Arbeit verlangen? Das hängt natürlich in erster Linie davon ab, welche Skills du hast, welche Tätigkeit du ausführst und wie dein diesbezüglicher Marktwert aussieht. Hier solltest du ein gutes Gefühl haben, was freie Mitarbeiter in deinem Bereich als Stunden- oder Tagessatz verlangen können. Informiere dich am besten bei anderen Freelancern, was realistisch ist. Je nachdem, wie viel Erfahrung du hast und natürlich auch, für welchen potenziellen Auftraggeber du ein Angebot abgibst, kannst du dann schauen, wie hoch du deinen Preis ansetzt.

Je nach Branche zahlen einige Auftraggeber auch feste Preise, sodass du gar keine eigenen ansetzen kannst beziehungsweise musst. Liegen die unter dem, was du dir eigentlich vorstellst, solltest du abwägen: Lohnt es sich, für das Portfolio und den Namen in der Vita für diesen Kunden zu arbeiten, auch wenn das Honorar nicht deinem Wunsch entspricht? Gerade zu Beginn, wenn du noch nicht viele Kunden, dafür aber relativ viel Zeit hast, kann es ratsam sein, den Job erst mal anzunehmen. Wenn du später besser zahlende Kunden hast, solltest du dann neu evaluieren, welche Aufträge noch lukrativ für dich sind.

Generell solltest du damit rechnen, in einigen Monaten auch mal nur wenig oder sogar gar kein Geld zu verdienen (das hängt natürlich mit der Branche und dem Umfang deiner Jobs zusammen). Organisiere dich am besten so, dass du nicht von Rechnung zu Rechnung lebst. Plane einen Puffer ein, von dem du zur Not ein paar Monate leben könntest – und zwar unabhängig von deinem sonstigen Ersparten für Urlaube, größere Anschaffungen oder die Rente.

5. Auf in den Job: Wie, wann und vor allem wie lange soll ich als Freelancer arbeiten?

Gerade, wenn du hauptberuflich als Freelancer arbeitest und das auch noch von zu Hause aus tust, ist es wichtig, wie du dir dein tägliches Arbeiten gestaltest. Auch wenn es verführerisch ist, nur noch in der Jogginghose auf der Couch zu arbeiten: Langfristig hast du mehr davon, wenn du dir einen festen Arbeitsplatz einrichtest. Das muss gar nicht unbedingt ein Schreibtisch sein, wenn du den platzmäßig in deiner Wohnung nicht unterkriegst (obwohl du ein festes Arbeitszimmer wunderbar von der Steuer absetzen kannst!). In vielen Kreativberufen brauchst du zum Arbeiten eigentlich nur einen Laptop – das verführt natürlich zum Sofa-Office. Aber es hilft in meiner Erfahrung sehr, wenn du dich zumindest an einen richtigen Tisch setzt – und diesen Arbeitsplatz dann auch tatsächlich verlässt, wenn du „Feierabend” machst.

Der Feierabend ist das nächste wichtige Thema für Freelancer. Gefühlt kann man den nämlich eigentlich nie machen. Selbst wenn du gerade nicht arbeitest oder tief in einem Job steckst – wenn eine E-Mail mit einem potenziellen weiteren Auftrag kommt, bist du sofort wieder drin. Auch um 22 Uhr oder im Urlaub. Definiere dir also am besten feste Arbeitszeiten. Das hilft sehr, deine Work-Life-Balance in einem vernünftigen Rahmen zu gestalten. Denn wenn du – gerade zu Beginn deiner freien Tätigkeit – das Gefühl hast, ständig erreichbar sein zu müssen, um dich über Wasser zu halten, artet es schnell aus. Achte also darauf, dir feste freie Zeiten einzuplanen, in denen du deine beruflichen E-Mails im Idealfall gar nicht checkst, zumindest aber nicht beantwortest.

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