To-do-Listen schreiben war gestern: Kennst du schon die „Someday, Maybe Later“-Liste?

Wie heißt es so schön? Was du heute kannst besorgen, dass verschieb getrost auf … ja auf wann eigentlich? Denn mit Lifecoach Stacy S. Kims Ansatz ist später nicht der einzige Zeitpunkt, auf den To-dos verschoben werden dürfen.

Prinzipiell können To-Do-Listen gut funktionieren und das Verfassen dieser ist denkbar einfach: Alles, was nicht direkt erledigt werden kann, wird aufgeschrieben und an einem Ort gesammelt. Während dieses Vorgehen in der Theorie nach einer ausgereiften Methode klingt, fehlt in der Praxis jedoch häufig ein wesentlicher Faktor: Zeit. Wenn sich einzelne To-dos nach Lust und Laune unsortiert aneinanderreihen, kann die Rechnung mit drohender Mahnfrist trotz Liste schnell untergehen.

Der Listen-Ansatz von Lifecoach Stacy S. Kim

Als Gegenentwurf zur klassischen To-do-Liste hat Lifecoach Stacy S. Kim die „someday, maybe-later-list“, zu Deutsch „Irgendwann oder vielleicht auch später“-Liste, konzipiert. Zwar hört sich der Titel etwas salopp an, doch dahinter steckt einiges an fundierter Selbsthilfeliteratur. David Allen, Autor von Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ist der Meinung, dass es möglich ist, eine überwältigende Anzahl an Aufgaben zu tun zu haben und trotzdem produktiv, fokussiert und mit einem Gefühl von „relaxed control“ zu arbeiten.

Besonders wichtig ist es, Aufgaben nicht einfach unbedacht auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, sondern die Terminierung ganz bewusst zu gestalten. Um dich im Jetzt voll und ganz auf deine Aufgaben fokussieren zu können, solltest du dich in dem Moment nur darauf konzentrieren und versuchen, sonstige Gedanken abzuschalten. Cal Newport, Autor und Professor, schlägt vor, alle Verpflichtungen an einem dafür bestimmten Ort zu sammeln – das ist eine seiner Regeln im gleichnamigen Buch Rules for Focused Success in a Distracted World. Zwar ist es verlockend, ein wichtiges To-do auf ein Post-it zu schreiben und dieses in die Tiefen der Handtasche zu verbannen, doch bedacht ist es nicht. Neben des eigentlichen To-dos hast du nun zusätzlich die Aufgabe, dich an das Post-it zu erinnern, musst Zeit dafür einzuplanen, es zu suchen und dich eventuell darüber aufzuregen, es nicht mehr zu finden.

Die Zeit rennt – aber wohin?

Versprochen, nur noch ein Buchtipp, dann geht es wirklich an die Liste. In 168 Hours: You have more Time than you think empfiehlt Autorin und TedTalk-Partizipatorin Laura Vanderkam, alle halbe Stunde zu tracken, welche Aufgaben eigenständig in den letzten 30 Minuten geschafft worden sind. Das Ziel dahinter ist weniger, ein schlechtes Gewissen zu bekommen, wenn man Zeit mit beispielsweise Netflix gucken, verbracht hat. Vielmehr dient diese Methode dem Aufbau von Awareness gegenüber den eigenen Handlungen und Beschäftigungen.

Kurzer Selbsttest, um zu sehen, ob du dir deiner Zeit bewusst bist: Hast du dir Neujahrsvorsätze vorgenommen? Denn Überraschung: Es ist schon fast April – und die Zeit rennt! Ein Quartal ist um, wofür hast du in drei Monaten Zeit gefunden? Bist du deinen großen Träumen näher gekommen oder in den kleinen Aufgaben des Alltags versunken? Falls du das Gefühl hast, nicht vorangekommen zu sein, hier jedoch ein beruhigender Gedanke: Dass die Zeit rennt, ist völlig logisch. Denn als einjährige Person ist die maximale Zeit, die du erlebt hast, ein ganzes Leben lang. Ein Monat sind zu diesem Zeitpunkt ein Zwölftel Leben lang. Mit 30 Jahren entspricht ein Monat nur noch knapp drei Prozent deines gesamten bisherigen Lebens.

Ein Parkplatz für To-dos

Die „someday, maybe later list“ funktioniert wie ein Parkplatz. Dort werden alle deine Missionen und Aufgaben, an denen du gerade nicht aktiv arbeitest, gesammelt. Ob die Liste digital oder analog ist, ist an sich unwichtig. Stacey Kim empfiehlt jedoch die digitale Version, da sie einfacher zu organisieren und schwieriger zu verlieren ist. OneNote, WorkFlowy, Transno, Dynalyst oder die gute alte Notizen-App sind nur einige Orte, an denen du die Liste managen kannst. Die Herangehensweise ist in etwa so:

1. Kategorien aufstellen
2. Unterkategorien hinzufügen
3. Einen festen Platz für die Liste definieren
4. Priorisieren, deine Gedanken zu sortieren
5. Meetings mit dir selbst führen

Tipps, wie du eine Liste organisieren kannst

1. Erst einmal braucht die Liste einige fixe Kategorien, die sich möglichst nicht überschneiden sollten. Zum Beispiel: Arbeit, Freizeit, Kontakte, Finanzen, Träume.
2. Diesen Kategorien können beliebig viele sinnvolle Unterkategorien hinzugefügt oder je nach Gebrauch wieder entfernt werden. Unter Arbeit passen feste, freie und ehrenamtliche Tätigkeiten. Kontakte können ebenfalls in Familie, Freunde und Kategorien, wie Geburtstage, aufgeteilt werden.
3. Wenn wir dich nachts um vier wecken würden, müsstest du wissen, wo deine Liste zu finden ist. Allgemein sollte sie immer griff- beziehungsweise klickbereit sein. Ob auf dem Home-Bildschirm am Handy, auf dem Desktop am Laptop oder analog in deinem Kalender beziehungsweise Planer.
4. Aber Achtung! Die Liste kann dir nur helfen, wenn du dir Zeit für sie nimmst. Wichtig ist, Aufgaben aufzuschreiben und erledigte Dinge zu entfernen oder in einen Erledigt-Ordner zu verschieben. Letzteres ist besonders ermutigend, da du so zurückschauen kannst, was du alles erreicht hast. Und auch wenn dich jemand „nur ganz kurz“ um deine Zeit bittet, ist es berechtigt, deine Gedanken zu sortieren und diese Person gegebenenfalls auch „ganz kurz“ warten zu lassen.
5. Alle To-dos, die du hinzufügst, müssen mit einer Deadline versehen werden. Das muss nicht zwingend ein reales Datum sein, es geht auch ein someday, maybe oder ein later. Am besten vermerkst du zusätzlich die Dringlichkeit der Aufgabe, sodass du beim Überfliegen der Liste direkt siehst, was Priorität hat. Am besten funktioniert das durch eine Markierung mit einer besonderen Farbe oder per Kategorisierungen, die „wichtig und dringend“. „dringend“ oder „weniger wichtig“ benannt werden können. Stacey Kim formuliert To-dos wie folgt: #jetzt Bachelor-Arbeit und #28.05 Flug. Und last but not least: Halte in regelmäßigen Abständen ein Meeting mit dir selbst ab. Darin kannst du die Kategorien der Liste, die Umsetzung und die Erfolge Revue passieren lassen und das Listenkonzept gegebenenfalls optimieren.

Hast du Lust bekommen, Stacy Kims „someday, maybe later“-Liste auszuprobieren? Nutze hierfür gerne unsere Vorlage als Inspiration.

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