Datenbank

Eine Datenbank bezeichnet als Oberbegriff die Gesamtheit elektronisch vorliegender Daten in Bezug auf einen Sachverhalt. Es kann sich hierbei prinzipiell um jede Form von Daten handeln, also um Adressdaten, Verkaufsdaten, Bilddateien, zwischengespeicherte Ergebnisse von Rechenaufgaben, Verzeichnisdaten usw. Ausschlaggebend ist die Funktion der Datenbank: Sie dient als Erfassungsebene für Datenmengen, die für ein System genutzt werden. Hierfür müssen anfallende Daten dauerhaft und widerspruchsfrei gespeichert werden.
Die Widerspruchsfreiheit ist im Bezug auf den Abruf der Daten – dazu weiter unten mehr – relevant. Denn nur Daten, die als gesichert (also korrekt erhoben) gelten, lassen sich problemlos nutzen, ohne dass es im Verlauf der Verwendung zu Widersprüchen in Darstellung und Aussage kommt.

Datenbanksysteme speichern lediglich Daten, wobei es Hierarchieebenen geben kann. So können zum Beispiel Bewerberprofile als je eine Untereinheit in einem System zur Verwaltung von Arbeitsangeboten betrachtet werden. In jedem einzelnen Bewerberprofil (Unterpunkt) stecken wiederum andere Daten, die sich auf eine natürliche Person beziehen. So kann etwa entweder direkt ein Profil abgerufen werden, oder aber es kann nach den einzelnen Daten, die sich wiederum in den Profilen befinden, gesucht werden. Ein Suchkriterium, um Daten anzuzeigen, wäre beispielsweise die Qualifikation.

Während ein Datenbanksystem nur speichert, ist für die Verwertung dieser Daten eine Vielzahl an Programmen erdacht worden. In der Regel handelt es sich um fixe Programme, die bestimmte Daten in bestimmter Weise darstellen können. Dabei können sie ganzheitlich oder gefiltert auf die Datenbank zugreifen. Allein durch das reine Abfragen und Darstellen von Daten wird die Datenbank dabei nicht verändert. Allerdings muss sie auch veränderbar sein, da ansonsten die Aktualität der Daten nicht gewährleistet ist. Das Arbeiten an der Datenbank und das Arbeiten mit der Datenbank, sind deshalb zwei verschiedene Dinge. Nichtsdestotrotz ist es in den meisten Fällen so, dass eine Bearbeitung von Daten (zumeist durch Überschreibung oder Addition) auf dem gleichen Wege geschehen kann wie das Abrufen von Daten.

Die Verwaltung einer Datenbank ist daher durch Zuständigkeiten geregelt: Es gibt wiederum Programme (und damit legitimierte Personen), die die Datenbank bearbeiten können und solche Programme (oder Personen), die lediglich Daten sichtbar machen können.
Wann immer Daten sichtbar gemacht werden, werden sie zudem nicht aus der Datenbank entfernt – sie werden lediglich in ein anderes Programm temporär kopiert.

Die Sicherheit bei einer elektronischen Datenbank besteht aus mehreren Faktoren: Zum einen liegt sie auf einem physischen Speichermedium vor. Sollte dennoch etwas verloren gehen, stehen in der Regel Backups bereit, die eine beschädigte oder verloren gegangene Datenbank ersetzen können. Auch gibt es Unterschiede zwischen zentral gespeicherten Datenbanken (alle Daten auf einem Speichermedium) und dezentral gespeicherten Datenbanken (die Daten werden auf mehrere Speichermedien, die untereinander kommunizieren, verteilt).

Das Speichern von Informationen kann dabei unterschiedlichen Modellen folgen, die abhängig vom Nutzungszweck zu wählen sind. So gibt es etwa streng hierarchische Modelle (jede Informationen ist als Unterinformation einer anderen Information zu betrachten und kann nur über diese erreicht werden), netzartige Modelle, objektorientierte Daten, relationale Systeme (bestimmte Daten kommen in Abhängigkeit zueinander zur Darstellung) usw.

Eine Datenbank ist für Verwaltungs- und Informationsbeschaffungssysteme heutzutage als notwendig zu erachten, insofern die Daten sich häufig verändern und auch abgerufen bzw. bearbeitet werden müssen. Zudem können Daten aus Datenbanken sehr einfach geteilt werden.