Vogel checkt: Ein Online-Service für die Planung von Werbesendungen. Genau, was ich suche – wie geht das?

Selfservice ist angesagt. In der Marketing-Welt sind die Verantwortlichen inzwischen daran gewöhnt, mithilfe von Tools und Lösungen die Buchungs- und Planungs-Prozesse weitgehend selbst steuern zu können. Vereinfachen und Schwellen so niedrig halten wie möglich, lautet die Devise für die Martech-Anbieter:innen. Der Trend hat auch die Offline-Medien erfasst. Zum Beispiel bieten manche Online-Druckereien inzwischen die Möglichkeit, Print-Mailings online zu gestalten und zu buchen. Das nutzen laut Torsten Gorsch, Business Unit Manager Logistics bei Flyeralarm, bisher vor allem „regional tätige Unternehmen, die ihre Kund:innen vor Ort informieren möchten“, etwa Banken, Gastronomiebetriebe oder Makler:innen. Wir checken anhand des Online-Tools zum Planen und Buchen von Print-Mailings der Deutschen Post, wie einfach der Prozess tatsächlich ist.

Zielgruppe wählen: Bestandskund:innen oder Neukund:innen

Nach der Registrierung und Anmeldung im Tool geht es sofort los. Wichtiger erster Schritt: Die Zielgruppe bestimmen. Möchtest du Bestandskund:innen oder neue Zielgruppen ansprechen? Gleich zu Beginn trennt sich der Weg: Beide Prozesse sind zwar ähnlich aufgebaut, bieten aber Besonderheiten. Wir steigen ein mit „Neue Kund:innen erreichen“ und spielen den Prozess einmal durch, um später noch auf die Besonderheiten von „Bestandskund:innen ansprechen“ einzugehen. Also:

Neue Kund:innen erreichen

Wer zum ersten Mal das Online-Buchungstool nutzt, hat logischerweise noch keine Zielgruppe gespeichert und klickt auf „Neue Zielgruppe planen“. Hier bietet sich die Möglichkeit das Gebiet nach Postleitzahl, Zustellbezirk oder Ortsteil einzugrenzen. Entweder durch Eingabe der Daten, durch Klick in eine interaktive Karte oder den Upload einer eigenen Liste. Die Suche lässt sich in der stark vergrößerten Karte anschließend verfeinern, indem Bezirke durch Klicken aktiviert oder deaktiviert werden. Bei jeder Veränderung zeigt das Tool an, wie sich das auf die Kosten auswirkt. Wer alle Haushalte in einer bestimmten Umgebung ansprechen möchte, um zum Beispiel auf einen neuen Lieferdienst aufmerksam zu machen, kann jetzt die Auswahl beenden: Zielgruppe benennen und speichern – und weiterklicken.

Es gibt aber die Möglichkeit, Zielgruppen weiter zu verfeinern. Dann musst du die Einstellung „nach Postleitzahl“ wählen und unter Versandoptionen „Ausgewählte Haushalte (mit Kriterien)“ anklicken. Dann stehen in der Eingabe-Maske unter der Gebietsauswahl fünf verschiedene Kriterien zur Verfügung, um die Zielgruppe weiter einzugrenzen: Kaufkraft, Gebäudetyp, Gartengröße, mittleres Alter auf Gebäudeebene und überwiegendes Geschlecht im Gebäude. Einfach ein oder mehrere relevante Kriterien aus einem Dropdown-Menü auswählen. Bevor du die Zielgruppe jetzt für das Print-Mailing auswählst, kannst du sie speichern, damit sie beim nächsten Print-Mailing gleich zur Verfügung steht.

Print-Mailing gestalten

Im nächsten Schritt wird das Werbeformat ausgewählt: Soll es zum Beispiel ein Brief sein oder eine Postkarte A6? Fünf verschiedene Formate stehen zur Verfügung. Beim Brief kannst du dich zudem für eine Seitenzahl und einseitigen oder beidseitigen Druck entscheiden. Anschließend einen Namen für diese Print-Mailing-Kampagne eingeben, speichern – und weiter geht‘s.

Im nächsten Schritt lädst du dein Layout hoch. Das ist ein bisschen tricky – aber keine Sorge: Es gibt für jedes Print-Mailing-Format eine Vorlage mit entsprechenden Infos zu Abmessungen und Vorgaben. Ist das Layout hochgeladen, öffnet sich automatisch ein Editor, der anzeigt, welche Bereiche nicht bedruckt sein dürfen, weil sie zum Beispiel für das Adressfeld frei bleiben müssen. Eine Vorschau zeigt per Klick an, wie das Print-Mailing aussieht. Nicht zufrieden? Dann Layout-Vorlage bearbeiten und erneut hochladen. Wenn doch, dann speichern.

Zustellzeitraum auswählen

Dafür benötigst du bei einem teiladressierten Print-Mailing, das in einem ausgewählten Gebiet nur an bestimmte Haushalte gesendet wird, einen Vorlauf von rund zehn Tagen. Das Programm unterstützt dich dabei. Es zeigt bei einem Klick auf einen möglichen Zustelltermin den letztmöglichen Buchungstag, den Produktions- sowie den Zustellzeitraum an. Das lässt sich weit im Voraus buchen – zum Beispiel schon jetzt für den August 2022. Aber keine Sorge – du kannst deine Kampagne jederzeit speichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten.

Print-Mailing buchen

Eigentlich ist der Prozess damit schon – fast – beendet. Jetzt noch die Rechnungsadresse eingeben, die AGB und bestätigen das Print-Mailing beauftragen. In einem Kasten sind die exakten Kosten aufgeführt. Einverstanden? Dann los. Ein wichtiger Hinweis: Nach oben hin sind keine Grenzen gesetzt. Im Prinzip kannst du ganz Deutschland auswählen – wenn Kosten ab 2,9 Millionen Euro okay sind. Aber nach unten gibt es eine Grenze. Ab einer Stückzahl von 250 Print-Mailings geht es los.

Bestandskund:innen-Mailing individualisieren

Zurück zu Schritt 1. Hier gab es die Option, sich für die Bestandskund:innen-Ansprache zu entscheiden. Und da gibt es einige Besonderheiten, weil die Print-Mailings mit vollständiger Adresse – volladressiert – verschickt werden. Erstens: Handelt es sich um eine werbliche Sendung oder eine nicht-werbliche Sendung. Der Unterschied wird in einem eigenen Kasten genau beschrieben. Das ist wichtig für den Preis – nicht-werbliche Sendungen sind teurer.

Anschließend gibt es eine weitere Wahl: Kund:innen individualisiert ansprechen – oder nicht. Wer das Print-Mailing nicht individualisieren will, klickt auf „Nur Adresse eingeben“ und setzt den Prozess fort. Wer individuelle Informationen zu Kund:innen hinterlegt hat, der kann bis zu fünf Felder platzieren, die mit individualisierten Angaben belegt werden: Zum Beispiel einem individuellen Rabatt, einem Produkt aus früheren Warenkörben etc. Das funktioniert ganz einfach über einen Online Editor. Wichtig ist, dass die entsprechenden Felder in der Print-Mailing-Liste genau definiert sind. Aber auch dafür steht eine Anleitung mit detaillierten Erklärungen zum Download bereit.

Egal ob Basic- oder individualisierte Variante – ein interaktives Feld ermöglicht es zudem, die Produktions- und Service-Kosten zu kalkulieren. Mit 380 Euro geht’s los, ab einer Auflage von 1.300 Stück steigen die Kosten in kleinen Schritten. Für 0,02 Euro pro Stück kannst du auch deine Adressen checken lassen. Das empfiehlt sich vor allem bei Listen, die längere Zeit nicht mehr bearbeitet oder aktualisiert wurden. Anschließend noch die Versandoptionen auswählen, den Zustellzeitraum festlegen – und das Print-Mailing beauftragen.

Gecheckt: So kommst du einfach zur Print-Mailing-Kampagne

Was auf den ersten Blick kompliziert wirkt, ist tatsächlich einfach. Der große Vorteil des Online Tools: Neue User werden Schritt für Schritt durch den Buchungs-Prozess geführt und bekommen immer wieder Hilfestellung und weiterführende Informationen zum Download angeboten. Wichtigste Voraussetzungen: Eine entsprechend aufbereitete Adressliste, wenn du Bestandskund:innen anschreiben möchtest, und ein Layout, das an den jeweiligen Vorgaben für die verschiedenen Formate ausgerichtet ist. Ein bisschen Vorarbeit gibt es also.

Mit den Möglichkeiten, verschiedene Features auszuprobieren, bekommt der Buchungs- und Gestaltungs-Prozess etwas Spielerisches. Online Gaming für Werber:innen, sozusagen. Damit dabei die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, wird immer wieder angezeigt, wie sich eine Auswahl darauf auswirkt – volle Transparenz also. Prozess gecheckt. So könnte auch Jürgen Vogel eine Ankündigung für den nächsten Film versenden.