7 Strategien, um den Fokus bei der Arbeit nicht zu verlieren

Ablenkungen lauern an jeder Ecke. Unsere Welt ist laut, hektisch und in ständiger Bewegung. Dies überträgt sich auch oft auf unser eigenes Gemüt und so ist es oftmals nicht einfach, bei der Arbeit fokussiert zu bleiben. Besonders die ständige Erreichbarkeit durch Smartphones und Co. verstärkt diesen Effekt. Aber auch ein Plausch mit den Kollegen oder der Versuch, mehrere Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, können dafür sorgen, dass wir jeden Tag wertvolle Zeit vergeuden. Dabei lassen sich Ablenkungen mit ein paar einfachen Handgriffen vermeiden.

Strategie 1: Offline gehen

Der vermutlich offensichtlichste Punkt ist gleichzeitig auch der, welcher den Meisten am schwersten umzusetzen fällt. Wir sind es inzwischen gewohnt, ständig erreichbar zu sein. Das Handy auszustellen ist dabei für viele ein unmöglicher Gedanke. Sie fürchten etwas zu verpassen. Doch gerade bei der Arbeit sollte das Smartphone außer Reichweite liegen, denn ständige Nachrichten lenken von dem ab, was erledigt werden soll. Und Hand auf Herz, wer checkt zwischendurch regelmäßig Facebook und Co., obwohl die Arbeit ruft? Wohl die Meisten. Aber das Smartphone wegzulegen ist nur ein Schritt. Wenn es möglich ist, sollte man bei der Arbeit komplett offline gehen – auch am Computer selbst. Denn auch hier ist schnell ein neuer Tab im Browser geöffnet mit dem neuesten Buzzfeed-Quiz darüber, welche Kuchensorte am ehesten zur eigenen Persönlichkeit passt. Um also den Fokus bei der Arbeit nicht zu verlieren, kehre dem technologischen Fortschritt den Rücken und gehe offline.

Strategie 2: Einen Plan haben

Wurde eine Aufgabe erledigt, sitzen viele Personen zunächst da und überlegen, was sie denn als Nächstes tun könnten. Diese Überlegungszeit ist aber überflüssig und deutet auf einen Mangel von Fokus hin. Dabei kann das Problem einfach gelöst werden: Plane deinen Arbeitstag. Ein gut geführter Terminkalender kann wie ein kleiner Anker sein, der einen davon abhält, aufs Meer der Ablenkungen hinauszutreiben. Wichtig ist es, nicht nur Deadlines einzutragen, sondern auch die Aufgaben, die man am Tag schaffen möchte. Anhand dieser To-Do-Liste kann genau erkannt werden, was als nächstes ansteht und man muss nicht erst hin und her überlegen. Zudem macht es den Kopf frei, Pläne in schriftlicher Form vor sich zu haben. Jedoch sollte auch immer Raum für spontane Änderungen gelassen werden.

Übrigens können auch kleine Aufgaben dafür sorgen, dass man den Fokus verliert. Umso entscheidender ist es, das richtige Priorisieren zu lernen und sich zuerst dringenden Angelegenheiten zu widmen. Im Planer sollten Aufgaben, die das eigene Projekt voranbringen, daher auch hervorgehoben und zuerst erledigt werden. Danach bleibt immer noch Zeit für die kleinen Dinge wie das Beantworten von E-Mails.

Strategie 3: Den Mute-Knopf drücken

Um den Fokus zu behalten, können Ablenkungen auch komplett stumm geschaltet werden. Am besten funktioniert dies natürlich, indem man Kopfhörer aufsetzt. Kelly Azevedo, die Gründerin von She’s Got Systems, rät dazu sich eine Playlist mit den Lieblingssongs zu erstellen. Ihre eigene ist 50 Minuten lang und in dieser Zeit widmet sie sich vollkommen ihrer Aufgabe, ohne dabei vom Vibrieren des Handys oder Geräuschen der Umgebung abgelenkt zu werden. Danach folgt eine kurze Pause. Natürlich kann Musik aber auch eine Ablenkung sein, vor allem wenn man die Lieblingslieder hört. Daher ist dieser Tipp nur für Leute geeignet, die es schaffen die Musik wirklich nur im Hintergrund wahrzunehmen.

Die Grafik zeigt, was in 60 Sekunden in Deutschlands Büros alles passiert – unter anderem auch einige berühmte Ablenkungen, © Statista

Ein weiteres fokusschädigendes Geräusch sind die lieben Kollegen. Vermutlich kennen es die Meisten: Vor dem Büro stehen zwei Personen und unterhalten sich miteinander. Oft gleitet der Fokus automatisch auf das Gespräch, ob man will, oder nicht. Um sich nicht ablenken zu lassen, ist es in diesem Fall am Besten, einfach die Bürotür zu schließen. Und natürlich ist ein gutes Verhältnis zu den anderen Mitarbeitern förderlich für das Arbeitsklima, doch nicht immer ist Zeit für ein Kaffeekränzchen. Befindet man sich gerade mitten in einer Aufgabe und jemand schneit zum Plaudern herein, ist es völlig legitim, das Gespräch in höflicher Manier zu beenden. Man sollte den Kollegen einfach darauf hinweisen, dass man sich gerade konzentrieren müsse und sich aber später zu einer kleinen Kaffee- und Klatschpause treffen könne.

Strategie 4: Zeit für Pausen nehmen

Müdigkeit und Erschöpfung können ebenfalls eine Form von Ablenkung sein. Wer müde arbeitet, ist in der Regel nicht fokussiert und erledigt Aufgaben langsamer und fehlerhafter, weil die Konzentration ebenso flöten geht. Zudem neigen die Betroffenen eher dazu, sich neben der Arbeit auf Social Media-Plattformen herumzutreiben. Aus diesem Grund sollten zwischen den Aufgaben immer kleine Pausen liegen, in denen man bestenfalls auch vom Schreibtisch aufsteht und sich die Beine vertritt. Ebenso wichtig ist es nachts zu regenerieren. Sollte man aber doch zu wenig Schlaf bekommen haben und sich müde fühlen, kann eine kleine Menge Koffein helfen, den Fokus  wiederherzustellen. Doch Vorsicht bei der Dosierung: Eine Tasse Kaffee oder ein Glas Cola sind laut Studien kein Problem. Zu viel Koffein hat hingegen eine gegenteilige Wirkung und sobald der Rausch vorbei ist, fällt man wieder in ein müdes Tief zurück.

Strategie 5: Ordnung schaffen

Egal ob im Büro oder im Home Office, vor der Arbeit sollte der Arbeitsplatz aufgeräumt werden. Wieso? Weil Unordnung den Fokus schnell auf sich zieht und zu einer wahren Ablenkung werden kann. In den eigenen vier Wänden beginnen viele deshalb neben der Arbeit „schnell mal“ staubzusaugen, abzuwaschen oder den Müll rauszubringen. Und auch im Büro findet sich dieses Verhaltensmuster wieder. Dort werden zum Beispiel Dokumente neu sortiert, Ablagen umstrukturiert oder einfach Stifte in einen neuen Behälter gepackt. Um sich von der Unordnung gar nicht erst ablenken zu lassen, sollte deshalb vor der Arbeit Ordnung geschaffen werden. Ein cleaner Arbeitsplatz hilft dabei, den Fokus zu behalten.

Strategie 6: Multitasking stoppen

Laut Neurowissenschaftler Earl Miller sei Multitasking ein wahrer Produktivitätskiller, der die Kreativität hemmt und Fehler verursacht. Nur die wenigsten Menschen sind wirklich dazu in der Lage, sich erfolgreich mehreren Aufgaben gleichzeitig zu widmen. Die, die behaupten es zu beherrschen, liegen damit meistens falsch. Das Problem ist, dass Multitasking selbst schon verhindert, dass wir fokussiert arbeiten. Die Gedanken springen von einer Sache zur anderen und es entsteht Stress, weil man darauf bedacht ist, nichts zu vergessen. In diesem Sinne ist Multitasking keine Ablenkung, sondern eine Blockade. Daher sollte versucht werden, sich durch Priorisierung nur auf eine einzelne Aufgabe zu fokussieren. Dadurch werden Zeit und Nerven gespart.

Strategie 7: Das Privatleben anpacken

Private Sorgen sind eine der Top-Ablenkungen am Arbeitsplatz. Das Schlimme ist, dass die Probleme nichts mit dem Job zu tun haben und daher auch nicht dort gelöst werden können. Doch wie kann man den Fokus behalten, wenn die Gedanken woanders sind? Eine Möglichkeit ist es, gezielt das Gespräch zu suchen. Vertraut man sich einem Freund, Familienmitglied oder sogar befreundeten Kollegen an, kann das enorm helfen. Das Problem auszusprechen und zu erläutern hat oft eine befreiende Wirkung, die dazu beiträgt, dass man trotz privater Sorgen mit Fokus bei der Arbeit ist. Zudem kann der Rat eines Außenstehenden Last von den Schultern nehmen. Jedoch kommt es hierbei auf die Größe des Problems und den individuellen Umgang damit an. Manchmal gibt es leider keine andere Möglichkeit, als zu warten bis die Angelegenheiten geklärt sind. Es ist nicht schlimm, wenn der Fokus in solchen Fällen auf dem Privatleben und nicht bei der Arbeit liegt.

Neben den genannten Strategien, lautet das Zauberwort für fokussiertes Arbeiten Selbstdisziplin. Nur wenn man sich bewusst an die Ratschläge hält und diese strikt durchzieht, können sie ihre Wirkung entfalten. Besonders der Punkt „Offline gehen“ stellt wohl die größte Herausforderung dar. Doch wieso nicht mutig sein und sich dieser stellen? Die Ergebnisse könnten auf jeden Fall überraschen.

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