6 Gründe, warum dein Zeitmanagement nicht funktioniert

Manchmal lässt es sich nicht vermeiden, dass scheinbar alles gleichzeitig über dich hereinbricht. In solchen Zeiten ist es umso wichtiger, dass du einen Plan vor Augen hast und weißt, wie du alle Herausforderungen stemmst. Nur so kannst du am Ende alle Deadlines einhalten und Projekte mit Erfolg beenden. Du denkst vielleicht, du hast bereits ein passendes Arbeitssystem für dich gefunden, doch trotzdem gerätst du oft ins Straucheln? Dann ist dein Zeitmanagement doch nicht so gut, wie du denkst. Die Gründe hierfür kannst du im Folgenden nachlesen – ebenso wie die passenden Lösungsansätze.

Grund 1: „Mein Zeitmanagement funktioniert tadellos.“

Nein, tut es offensichtlich nicht. Vermutlich sitzt du oft an deinem Schreibtisch und denkst, dass der Tag weitere 24 Stunden benötigen würde, damit du all deine Aufgaben schaffst. Und genau hier liegt das Problem. Dieser Wunsch nach mehr Zeit ist ein Zeichen dafür, dass du immer noch nicht den richtigen Rhythmus bei der Arbeit gefunden hast und strauchelst. Der erste Schritt, um dein Zeitmanagement zu verbessern, ist also dir einzugestehen, dass es definitiv etwas zu verbessern gilt. Denn es bringt nichts, auf deine Methoden zu pochen und am Ende doch nicht zum Ziel zu kommen. Erkenne also die Fehler und beginne sie auszumerzen.

Grund 2: „Ein Wochenplan ist komplett überflüssig.“

Die Wichtigkeit von Organisation wird oft unterschätzt. Tatsächlich gibt es immer noch viele Menschen, die einen Wochen- oder Tagesplan als lächerlich ansehen. Etwas für unflexible Spießer. Doch das ist ein fataler Irrtum. Deine Tage durchzuplanen hilft dir dabei, den Überblick nicht zu verlieren. Du hast die Deadlines für Projekte im Auge und kannst trotzdem dein Privatleben koordinieren, so dass am Ende nichts auf der Strecke bleibt. Außerdem stellen Planer auch eine Zeitersparnis dar: Du sitzt nicht mehrere Minuten planlos herum und musst überlegen, was als Nächstes ansteht, sondern kannst direkt einen Blick auf deine Zielsetzungen für den Tag oder die Woche werfen. Selbst wenn du keine Lust darauf hast, alles per Hand in ein kleines Büchlein einzuschreiben, gibt es Abhilfe. Im App Store finden sich diverse Kalender-Programme, die dir helfen können.

Unterschätze also nicht, wie wichtig ein Plan für dein Zeitmanagement ist. Natürlich musst du nicht jede Minute akribisch durchplanen und es sollten immer Lücken gelassen werden, für spontane Ereignisse und Änderungen. Jedoch ist das Ausarbeiten und Einhalten eines Wochen- und Tagesplans bereits die halbe Miete fürs effektive Zeitmanagement.

Grund 3: „Das passt mir jetzt aber gar nicht in den Plan.“

Dieser Punkt nimmt direkten Bezug auf den vorherigen. Wie dort geschrieben, ist es wichtig, dass du in deinem Plan immer Luft hast, um auf spontane Änderungen zu reagieren. Unflexibilität ist ein großes Hindernis in deinem Zeitmanagement. Unser Arbeitsalltag und auch das Privatleben nehmen nicht immer Rücksicht auf unsere Ziele und Pläne und unverhofft kommt oft. Ist dies der Fall, musst du souverän mit der neuen Situation umgehen können – und nicht die Nerven verlieren. Im ersten Moment denkst du vielleicht, ein ungeplantes Ereignis könne deinen Arbeitsfortschritt hemmen und zurückwerfen, doch gerade deshalb sind die Lücken im Kalender so wichtig. Du füllst sie mit dem Ungeplanten auf und hast trotzdem in vielen Fällen noch die Zeit, deine eigentlichen Tagesziele zu erreichen.

Grund 4: „Ich schaffe das schon, du musst mir nicht helfen.“

Aufgaben zu delegieren ist nicht nur auf der Managementebene von Bedeutung, sondern ebenso in der Arbeit von Teams. Das Problem entsteht, wenn du einen zu starken Perfektionismus entwickelst. Du möchtest dein Bestes geben und ein qualitatives Ergebnis mit deiner Arbeit abliefern. Dabei jedoch nach absoluter Perfektion zu streben, ist unrealistisch. Es entsteht dadurch ein Druck, der dich nicht nur mental aufrisst, sondern auch deine Leistung beeinflusst – und hemmt. Leider ist der Perfektionismus auch oft der Grund, wieso es manchen Teammitgliedern schwerfällt, Aufgaben zu delegieren und Hilfe anzunehmen. Sie denken dann, dass nur sie selbst ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielen könnten und verlassen sich daher nicht auf die Kollegen. In Sachen Zeitmanagement entsteht dadurch ein Berg von Aufgaben, die sich gegenseitig in die Quere kommen. Und egal wie sehr du auch versuchst, sie in deinen Wochenplan zu integrieren – irgendwann erreichst du den Punkt, an dem sich alles überschlägt und du im Endeffekt doch nichts schaffst.

Grund 5: „Ach, ich überspringe heute mal die Mittagspause.“

Leider kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitnehmer sowie -geber sich damit rühmen, eine besonders hohe Zahl an Arbeitsstunden geleistet zu haben. Dafür werden Pausen übersprungen und Überstunden gern in Kauf genommen. Besonders in Deutschland herrscht immer noch der Irrglaube, dass viel Arbeit gleich viel Leistung bedeutet. So ist es jedoch nicht, im Gegenteil. Unser Kopf braucht Pausen, um zu regenerieren. Dazu zählen neben einem geregelten Schlafrhythmus auch Arbeitspausen, in denen du etwas abschalten kannst. Experten empfehlen alle 90 Minuten eine solche Auszeit einzubauen – und dabei am besten auch vom Schreibtisch aufzustehen. Ob du nun einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft unternimmst oder einfach die Flure des Büros entlang schlenderst, bleibt dir überlassen. Doch Pausen sind ebenso ein Teil deines Tagesplans wie Zielsetzungen und Deadlines.

Wer seine Pausen vernachlässigt, arbeitet schnell ineffizienter. Die Konzentration schwindet und du wirst anfälliger für Ablenkungen aller Art. Und von den zwölf Arbeitsstunden, mit denen du dich rühmst, hast du am Ende vielleicht sechs effektiv gearbeitet. Heißt also: Auch wenn du das Gefühl hast, von Stress und Zeitdruck überrannt zu werden, nimm dir Zeit für eine Auszeit. Deine Zeit für Regeneration wird sich in deinen Ergebnissen bemerkbar machen.

Grund 6: „Für diese Aufgabe brauche ich maximal eine Stunde.“

Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, wenn du deine Aufgaben in deinen Kalender einträgst. Doch auch hierbei gibt es oft ein Problem: Du verkalkulierst dich komplett. Manche Aufgaben, für die du eine Stunde eingeplant hast, benötigen auf einmal zwei. Umgekehrt genau dasselbe. In der Regel bnötigen wir aber meist mehr Zeit als geplant. Und genau darauf solltest du dich immer einstellen. Legst du einen Slot für die Bearbeitung einer Aufgabe fest, plane immer etwas mehr Puffer ein, als du denkst. Tust du das nicht und brauchst dann doch bedeutend länger, kann dich das vollkommen aus dem Konzept bringen – schließlich verschieben sich dadurch weitere Tätigkeiten und Aktivitäten, die du geplant hast. Versuche also nicht die schnellstmögliche Variante zu planen, sondern die realistischste. Mit der Zeit wirst du dann auch ein Gefühl dafür bekommen, welche Aufgabengebiete wie viele Stunden und Minuten in Anspruch nehmen. Am Ende planst du so effektiver, anstatt dich ständig zu verschätzen.

Finde deinen eigenen Weg

Natürlich handelt es sich bei den hier beschriebenen Lösungsansätze nur um Vorschläge. Jeder Mensch tickt ein bisschen anders und eine Methode funktioniert für den Einen vielleicht besser als die andere. Grundsätzlich lohnt es sich aber, alles einmal auszuprobieren, sofern du ein Problem mit deinem Zeitmanagement hast. Und auch wenn du ein paar Lösungen, wie das beispielsweise das Durchplanen deiner Woche, belächelst – probiere es erst einmal aus und optimiere die Methode, so dass sie deinen Ansprüchen gerecht wird. Am Ende erzielst du eventuell Ergebnisse, mit denen du nicht gerechnet hast. Also: Plane etwas Zeit ein, um dein Zeitmanagement zu optimieren.

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