Work Life: Wie du deine Produktivität mit einem schlauen E-Mailsystem steigerst

Jede eingegangene E-Mail kostet uns im Schnitt 30 Minuten Arbeitszeit. Dabei könntest du deine Produktivität mit einem einfachen System effektiv steigern.

© Rawpixel.com | Fotolia.com

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Einhunderteinundzwanzig. Das ist die Anzahl an E-Mails, die wir laut Radicati täglich senden und empfangen. Kein Wunder also, dass das unseren E-Mailkasten zur größten Ablenkung im Arbeitsalltag macht. Jede E-Mail, die wir „on the fly“ beantworten – also gleich nachdem sie reingekommen ist – kostet uns etwa 30 Minuten intensive Konzentration. Konzentration, die uns fehlt, wenn wir produktiv sein wollen. Die Folge: unsere To-Do Liste wächst und wächst und wir vernachlässigen unsere Kernaufgaben.

Abhilfe schafft jetzt ein ausgeklügeltes E-Mailsystem, das Mike Renahan erprobt und auf Hubspot geteilt hat.

Monitoring als erster Schritt

Zunächst geht es darum, die Aktivität im eigenen E-Mailkasten unter die Lupe zu nehmen. Dazu ist es jedoch nötig, einen Tag lang seine E-Mails nicht zu beantworten – auch wenn es schwer fällt. Stattdessen schauen wir alle halbe oder volle Stunde in unseren E-Mailkasten und notieren uns die Anzahl der darin befindlichen E-Mails. Für eine bessere Statistik kann diese Praxis natürlich mehrere Tage wiederholt werden.

Was sich schließlich aus unseren Notizen herauskristallisieren wird, ist eine Kernzeit. Etwa zweimal am Tag ist das E-Mailaufkommen bei den meisten besonders hoch. Sind diese Zeiten erst einmal ermittelt, kommt das neue, ausgeklügelte E-Mailsystem zum Einsatz.

E-Mailcheck zu Stoßzeiten

Die ermittelten Stoßzeiten, an denen besonders viele E-Mails eintreffen, werden als neue E-Mail-Check-Zeitpunkte in den täglichen Ablaufplan integriert. Beispielsweise 10.30 und 16 Uhr. Wer nur zu diesen Zeiten seine Mails liest und beantwortet, hat den Rest des Tages den Kopf frei für seine Kernaufgaben – und steigert so automatisch seine Produktivität.

Wenn du diese Taktik anwendest, solltest du jedoch in den ersten Tagen nachsichtig mit dir selbst sein. Wie jede neue Angewohnheit braucht auch diese Zeit, um sich zu festigen. Daher ein Tipp: belohne dich an jedem Tag, an dem du das neue Verhalten durchgehalten hast. Zum Beispiel mit einer Tasse Kaffee oder einer Nascherei.

Automatische E-Mailresponder für Controlfreaks

Ein E-Mailprogramm ist kein Instant Messaging. Wenn es dir dennoch wichtig ist, deine Kunden und Mitarbeiter darüber zu informieren, dass du nicht alle fünf Minuten deine Mails checkst, kannst du einen automatischen E-Mailresponder einbauen. Zum Beispiel so:

Hallo und vielen Dank für Ihre E-Mail! Um meine Produktivität in Zukunft weiter zu steigern und so auch Ihr Anliegen schneller bearbeiten zu können, kontrolliere ich meine E-Mails nur noch zweimal pro Tag. Sollte es bei Ihnen dringend sein, zögern Sie nicht, mich anzurufen! Vieles lässt sich so ohnehin schneller klären.

Oder:

Sehr geehrte Damen und Herren,
aufgrund der Vielzahl an E-Mails, die mich täglich erreichen, beantworte ich diese gebündelt zweimal am Tag. Ich bitte daher um Verständnis, wenn meine Reaktionszeit ggf. ein paar Stunden dauern kann. In dringenden Fällen bin ich aber gerne telefonisch für Sie da.

Wir wünschen viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren!

Quelle: Hubspot

Über Linda Ewaldt

Linda Ewaldt

Linda Ewaldt hat in Hamburg Germanistik und Psychologie studiert und danach Redaktionsluft in kleinen Startups und großen Unternehmen geschnuppert. Seither ist sie freiberuflich tätig und ihre Spezialgebiete sind Karriere und Gesundheit. Am liebsten schreibt sie für OnlineMarketing.de Artikel, die beides miteinander verbinden.

Ein Gedanke zu „Work Life: Wie du deine Produktivität mit einem schlauen E-Mailsystem steigerst

  1. Günter Weick

    Als Unternehmen, das sich primär mit E-Mail-Produktivität beschäftigt, freuen wir bei SofTrust Consulting zunächst einmal, wenn das Thema E-Mail-Effizienz diskutiert wird. Auch den Tipp, einfach einmal seinen E-Mail-Eingang zu analysieren können wir nur unterstützen.
    Bezüglich zweier anderer Dinge möchte ich aber etwas anmerken:
    – Zunächst darf man das „Verlust von 30 Minuten Konzentration pro eingehender E-Mail“ nicht mit „30 Minuten Verlust von Zeit“ übersetzen (das würde sich bei 60 eingehenden E-Mails pro 24-Stundentag auch zeitlich nicht ausgehen). Richtig ist, dass wir nach einer Arbeitsunterbrechung etwas Zeit brauchen (die Hirnforschung spricht von 15-20 Minuten) bis wir wieder voll up-to-speed sind. In dieser Zeit arbeiten wir etwas schlechter – vor allem aber strengt dieses „Sich-wieder-neu-voll-konzentrieren-müssen“ unser Gehin mehr an (was langfristiger viel dramatischere Auswirkungen auf uns hat als ein wenig Produktivitätsverlust).
    – Von der Idee mit dem Autoresponder würde ich dringend abraten. Damit machen Sie sich bei 90 Prozent der Empfänger extrem unbeliebt. Denn die meisten Empfänger unterbrechen beim E-Mail-Eingang sofort ihre Arbeit (auch wenn sie das nicht tun sollten), nur um zu lesen, dass Sie sich jetzt nicht um ihr Anliegen kümmern wollen, weil Ihnen Ihre persönliche Produktivität wichtig ist (die Produktivität der Empfänger ist Ihnen dagegen offensichtlich vollkommen gleichgültig, sonst würden Sie ja nicht eine unnötige E-Mail generieren lassen). Also: Hände weg! Wenn Sie die Erwartung Ihrer Kommunikationspartner managen wollen, dann können Sie in die Signatur Ihrer normalen E-Mails sinngemäß folgenden Text aufnehmen: „Ich versuche, meine E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Für dringende Themen rufen Sie mich bitte an“. Allerdings sollte das in einen Unternehmen nur getan werden, wenn zumindest die Rückendeckung des direkten Vorgesetzten garantiert ist.

    Günter Weick

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